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目录3

第一篇 秘书工作总述3

第一章秘书工作者3

一、秘书的概念3

二、秘书工作的职责4

（一）具体职责5

（二）工作要求7

三、秘书工作的特点9

（一）辅助性9

（二）服务性11

（三）综合性14

（四）机密性15

（五）政策性16

四、秘书人员的修养17

（一）马列主义、毛泽东思想基本理论修养17

（二）较好的思想意识修养21

（三）较深厚的文化知识修养23

五、怎样当好秘书25

（一）热爱秘书工作26

（二）埋头苦干的精神26

（三）严格按领导意图办事27

（四）谦虚谨慎，平等待人28

（五）严守纪律、严守本分29

（一）秘书的社会角色31

六、秘书心理31

（二）秘书的职业动机32

（三）秘书的性格与气质36

（四）秘书的能力结构37

（五）秘书的思维方式与思维品质43

（六）秘书的情感与意志46

（七）秘书的心理健康49

第二章秘书工作53

一、秘书与会议工作53

（一）会议的要素53

（二）会议的类型53

（三）会务工作55

二、秘书与调查研究工作59

（一）调查研究的准备工作59

（二）调查研究的方法63

（三）调查研究的注意事项65

三、秘书与信息工作68

（一）信息工作的意义69

（二）信息的分类70

（三）信息的收集72

（四）信息的传递和反馈74

四、秘书与协调工作77

（一）协调工作的内容78

（二）协调工作的原则86

五、秘书与公共关系88

（一）什么是公共关系学88

（二）公共关系与人际关系89

（三）公共关系与广告90

（四）公共关系的职能92

（五）如何开展公共关系96

（六）公共关系机构和公共关系人员101

（七）政府机构的公共关系107

六、秘书与信访工作109

（一）做好信访工作的重要意义110

（二）信访工作的原则111

（三）处理人民来信来访的方法114

七、秘书与值班工作119

（一）值班工作的类型与任务119

（二）值班人员守则121

（三）做好值班记录122

八、秘书与保密工作124

（一）保密工作的含义124

（二）密机的分类与确定125

（三）保密工作的原则127

（四）保密工作的内容129

（五）印章管理130

二、公文的特点135

一、什么是公文135

第三章公文概述135

第二篇公文和其它应用文135

三、公文的作用137

四、公文的行文关系138

（一）行文关系的含义138

（二）处理行文关系的基本原则139

五、公文写作的基本要求141

六、公文的格式142

（一）公文的结构142

（二）公文样式146

七、在撰写公文中应注意的几个问题151

第四章公文的种类及写法153

一、命令（令）、指令154

（一）命令（令）154

（二）指令156

二、决定、决议158

（一）决定158

（二）决议160

三、指示164

四、布告、公告、通告167

（一）布告167

（二）公告170

（三）通告171

五、通知173

六、通报182

七、报告、请示184

（一）报告184

（二）请示187

八、批复190

九、函192

十、会议纪要194

十一、提案197

十二、条例200

十三、章程202

十四、公约205

十五、办法207

十六、规定208

十七、制度209

十八、合同209

十九、计划212

（一）计划的概念和作用212

（二）计划的写法213

（三）计划的分类213

（四）制订计划应注意的事项214

二十、规划219

（一）总结的性质和作用223

（二）总结的种类223

二十一、总结223

（三）总结的内容和写法224

（四）写总结的基本要求224

二十二、调查报告225

（一）调查报告的性质和作用225

（二）调查报告的种类226

（三）调查报告的内容和写法226

（四）写调查报告的要求和应注意事项228

二十三、经济活动分析报告231

（一）什么是经济活动分析报告231

（三）经济活动分析报告的写法232

（二）经济活动分析报告的种类232

二十四、简报237

二十五、快报241

二十六、电报243

（一）普通电报243

（二）贺电244

（三）致敬电246

（四）唁电247

二十七、大事记249

（一）大事记的写法和要求249

（二）大事记的类型250

二十八、签报252

（一）证明性的专用书信254

一、常用专用书信254

第五章其它应用文254

（二）申请号召性的专用书信257

（三）褒贬性的专用书信259

二、通讯260

（一）通讯的主要特点260

（二）通讯的种类261

（三）通讯的写作261

三、消息263

（一）消息的基本要求263

（二）消息的种类264

（三）消息的写作264

（一）有导语、有主体、有背景266

四、短讯266

（二）没有导语、只有主体部分267

（三）导语式267

五、广播稿268

（一）要通俗化、口语化268

（二）充分发挥有声语言的感染作用268

六、演说词269

七、欢迎词、欢送词和答谢词270

八、贺词和祝词272

九、开幕词274

十、闭幕词277

十一、请柬279

十二、对联281

（一）什么是对联281

（二）对联的写法281

（三）对联的分类和格调282

（四）对联实例284

十三、广告287

（一）广告的基本要求287

（二）广告的写法288

十四、启事289

十五、条据289

（一）便条290

（二）单据291

十六、讣告293

十七、悼词294

第六章公文语言和公文写作中的逻缉问题295

一、公文的语言要求295

（一）准确295

（二）简洁296

（三）平实296

（四）得体297

（五）庄重298

二、公文写作中的逻辑问题299

（一）如何作到概念明确300

（二）如何作到判断恰当302

（三）如何作到推理有逻辑性304

（四）要遵守形式逻辑的基本规律307

第七章古代公文309

一、我国历代公文的沿革309

二、我国历代公文体制、名称、用途简介314

（一）春秋战国以前的公文体制315

（二）秦代开始应用的公文体制317

（三）汉代应用的公文体制318

（四）魏晋时代应用的公文体制321

（五）六朝时代应用的公文体制321

（六）隋唐时代应用的公文体制322

（七）宋代应用的公文体制324

（八）元明两代应用的公文体制325

（九）清代应用的公文体制327

（十）民国时代应用的公文体制328

三、我国公文书写材料演变简况330

四、古代公文选读334

（一）古代上行文举例334

（二）古代平行文举例339

（三）古代下行文举例341

一、我国的文书工作347

（一）文书工作的任务和意义347

第三篇 文书和档案工作347

第八章文书工作347

（二）文书工作的基本要求及文书工作人员的素质348

（三）我国现行机关的文书工作机构和文书工作人员351

（四）机关内文书工作的组织形式352

（五）文书的投递353

二、公文办理程序358

（一）公文办理程序综述358

（二）收发登记358

（三）分办359

（四）拟办365

（五）批办365

（七）催办366

（六）承办366

（八）核稿367

（九）签发368

（十）缮印368

（十一）用印369

（十二）销毁369

三、文书工作与档案工作的衔接——文书立卷和归档369

（一）文书立卷、归档的意义370

（二）文书承办部门立卷制度的由来和优越性371

（三）立卷地点的选择372

（四）归档文件的范围和不归档文件373

（五）文书立卷的基本原则和方法378

（六）立卷类目与平时立卷381

（七）案卷的技术加工与归档383

第九章档案工作393

一、档案393

（一）档案的概念和特点393

（二）“档案”一词的由来395

（三）档案的起源和演变396

（四）档案的种类400

（五）档案的作用403

（六）国家档案全宗的含义和构成408

二、我国的档案工作410

（一）档案业务工作的内容411

（二）我国档案事业的构成412

（三）档案工作的性质、意义及档案工作者的职416

业要求416

（四）我国档案工作的基本原则及有关内容419

三、档案的收集421

（一）档案收集工作的意义421

（二）收集工作的指导思想422

（三）档案馆档案的来源和收集途径423

四、档案的整理428

（一）档案整理工作的意义429

（二）档案整理工作的内容429

（三）档案整理与文书立卷、档案馆整理与档案室整理的区别430

（四）档案整理工作的原则431

（五）全宗与立档单位433

（六）全宗内档案的分类438

五、档案的鉴定445

（一）档案鉴定工作的内容和意义445

（二）档案鉴定工作的指导思想446

（三）档案保管期限表449

（四）档案鉴定工作的组织457

（五）销毁档案必须遵守的制度458

六、档案的保管460

（一）档案的日常（库房）管理460

（二）档案检索工具的编制463

（三）档案的安全保护474

七、档案的和用481

（一）档案利用工作的重要意义481

（二）怎样搞好档案利用工作482

（三）开展档案利用工作的方式和途径484

（四）五种常见参考资料的编写490

（五）“开放历史档案”的含义、意义及其它492

八、档案的统计494

（一）档案统计工作的任务和重要意义494

（二）档案的登计494

（三）档案和档案工作的基本统计504

（二）秘书与速记513

（一）什么是速记513

第十章群众简易速记法513

一、速记概说513

第四篇 秘书的基本技能513

（三）速记与录音机515

（四）速记的基本原理516

（五）速记与文字517

（六）学习速记的方法518

二、速记法519

（一）速记声符519

（二）速记韵符527

（三）速记音符533

（四）略法略符575

三、怎样做会议记录597

（一）记录前的准备600

（二）怎样记录601

（三）怎样整理记录稿603

第十一章汉字快写法605

一、怎样写快汉字605

（一）下笔要轻，运笔要快605

（二）选好字帖，反复临写606

（三）分解行草，组合练习611

（四）末笔右斜，快速相连615

（五）运用合体，一词一笔617

（一）双音节词略写法618

二、语词略写法618

（二）三音节词略写法619

（三）词组略写法620

三、语句略写法622

（一）单句略写法622

（二）复句略写法623

第十二章钢笔字写法与毛笔书法625

一、钢笔字的写法625

（一）楷书、行书、草书625

（二）汉字的笔画及其规则628

（三）汉字点画写法630

（四）消灭错别字639

（五）书稿格式640

二、毛笔书法642

（一）书写工具642

（二）执笔与运笔647

（三）练习方法649

（四）名书法家简介651

第十三章中英文打字常识661

一、中文打字661

（一）中文打字机的主要机件661

（二）打字操作手法664

（三）中文打字的格式665

（一）英文打字机的用法666

二、英文打字666

（二）打字的姿势与指法669

（三）打英文信件674

第十四章秘书常用英语682

一、秘书要能用英语和外国人通电话682

（一）秘书英语电话程序683

（二）秘书电话用英语示范686

（三）电话的事例研宄694

二、秘书要能用英语接待来访的外国人699

（一）秘书接待外国人讲英语的一般程序和注意事项699

（二）秘书接待英语示范703

（三）接待时的事例研究710

三、英文信件、电报715

（一）信件715

（二）电报729

第五篇办公自动化737

第十五章装备一个现代化的办公室737

一、现代化办公设备738

（一）通讯设备738

（二）复印设备739

（三）文字处理设备742

（四）其他电动器械及用具746

二、高度的自动化办公系统和信息流循环747

（一）传统的办公室结构与现代的办公室结构748

（二）综合性的电子办公室中的信息流循环749

三、办公室自动化系统的现状756

第十六章微型电子计算机在文秘工作中的应用760

一、概述760

二、微型计算机简介767

（一）微型计算机的工作原理767

（二）微型计算机的硬件系统768

（三）微型计算机常用的外部设备770

三、汉字输入方法778

（一）汉字状态下的输入形式778

（二）汉字输入方法780

四、微型计算机汉字文书的编辑788

（一）基本操作790

（二）汉字文书编辑793

（三）编辑技巧797

（四）文书的拷贝与删除806

（五）文书的打印807

附录812

附录一：国务院办公厅1987年2月18日发布的812

《国家行政机关公文处理办法》812

附录二：中华人民共和国档案法818

附录三：标点符号用法简表822

附录四：校对符号及其用法829

后记832