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第一篇 现代办公室及其职能3

第一章 办公室与办公室工作3

一、办公室概述4

(一) 办公室的分类4

(二) 不同类型办公室之间的关系7

(三) 办公室的地位和作用9

(四) 办公室的职能10

(五) 办公室的特点13

二、现代办公室的组织14

(一) 办公室的组织原则15

(二) 办公室的组织方式16

(三) 办公室工作的简化18

三、办公室的管理20

(一) 构成办公室的基本条件20

(二) 办公室管理的任务21

四、办公室室的环境23

(一) 办公地点的选择23

(二) 各办公部门的布局23

(三) 办公设备的配置25

(四) 办公室的布置25

(五) 办公室的物理条件26

五、办公室工作的一般原则26

(一) 密切联系群众的原则27

(二) 一切从实际出发的原则31

(三) 精简、高效的原则33

(四) 严密、科学的原则34

(五) 协作配合的原则36

六、办公室工作程序的设计37

(一) 办公室工作程序设计的内容38

(二) 办公室工作程序设计的组织39

(三) 办公室工作程序设计的原则39

七、几种常见的办公室工作程序40

(一) 开拓型程序40

(二) 逻辑型程序40

(三) 技术型程序41

八、办公室工作程序手册42

九、办公室工作程序图表43

(一) 网络分析图44

(二) 组织经过图47

(三) 时间图47

(四) 内容分析图48

十、办公室现代化的基本含义51

十一、办公室现代化的内容52

(一) 办公室的科学化52

(二) 办公室的制度化53

(三) 办公室的自动化54

十二、实现办公室的现代化的途径55

十三、办公室的工作效率57

(一) 办公室工作效率的含义57

(二) 办公室工作的效能、效率及效益58

(三) 办公室工作的宏观效率和微观效率59

(四) 提高办公室工作效率的意义60

(五) 提高办公室工作效率的基本途径60

十四、办公室工作效率的评价64

(一) 设置办公室工作效率评价标准的必要性64

(二) 评价办公室工作效率的质的标准64

(三) 评价办公室工作效率的量的标准65

(四) 办公室工作效率的技术性测量67

第二章 办公室事务工作68

一、公文概述69

(一) 公文的特点69

(二) 公文的作用70

(三) 公文的格式及内容71

二、各种公文的写法74

(一) 命令74

(二) 指令75

(三) 决定76

(四) 决议76

(五) 指示77

(六) 布告77

(七) 公告78

(八) 通告78

(九) 通知79

(十) 通报80

(十一) 报告81

(十二) 请示81

(十三) 批复82

(十四) 函82

(十五) 会议纪要83

(十六) 提案84

(十七) 总结84

(十八) 简报85

(十九) 提要86

(二十) 摘要86

(二十一) 计划86

(二十二) 规划87

(二十三) 意见87

(二十四) 海报87

(二十五) 广告88

(二十六) 简介88

(二十七) 纲要、要点89

(二十八) 记录89

(二十九) 大事纪90

(三十) 纪实90

(三十一) 宣传提纲91

(三十二) 标语、口号91

(三十三) 启事、声明92

(三十四) 说明书92

(三十五) 讲话稿93

(三十六) 章程93

(三十七) 条例94

(三十八) 规定94

(三十九) 办法94

(四十) 细则95

(四十一) 规则95

(四十二) 须知95

(四十三) 守则96

(四十四) 制度96

(四十五) 公约96

(四十六) 开幕词、闭幕词96

(四十七) 欢迎词、欢送词、答谢词97

(四十八) 祝贺词、祝酒词98

(四十九) 挑战书、应战书、倡仪书99

(五十) 决心书、申请书100

(五十一) 感谢信、表扬信、致敬信100

(五十二) 慰问信101

(五十三) 喜报101

(五十四) 奖状102

(五十五) 请柬102

(五十六) 聘书102

(五十七) 介绍信102

(五十八) 证明信102

三、文书的传递103

(一) 文书的传递方式103

(二) 文书的传递程序104

(三) 文书的传递要求105

四、文书处理106

(一) 文书处理的任务106

(二) 文书处理的要求107

(三) 文书处理的形式107

(四) 行文制度108

(五) 行文注意事项109

五、 文书的运转及处理程序111

(一) 收文处理程序111

(二) 发文处理程序113

(三) 特别文件处理程序114

六、文书立卷与归档115

(一) 文书立卷的原则115

(二) 文书立卷的范围116

(三) 文书立卷的方法117

(四) 文书立卷的程序118

(五) 文书的归档工作119

七、档案管理工作120

(一) 档案的特点120

(二) 档案的种类121

(三) 档案的作用122

(四) 档案工作的基本原则123

(五) 档案工作的内容124

八、协调工作127

(一) 协调工作的含义127

(二) 协调工作的作用128

(三) 协调工作的内容129

(四) 协调工作的原则132

(五) 协调工作的方法133

(六) 协调中的监督工作134

(七) 协调中应注意的问题136

九、公共关系工作137

(一) 公共关系的概念137

(二) 公共关系的职能138

(三) 办公室公共关系工作的内容140

十、公共关系的日常工作141

(一) 怎样迎送宾客141

(二) 怎样打电话142

(三) 怎样进行谈判142

(四) 怎样开好记者招待会144

(五) 怎样举行宴会145

(六) 公共关系活动成功的秘诀147

十一、会议工作148

(一) 会议的作用148

(二) 会议的种类150

(三) 会务工作的要求152

(四) 会前准备工作152

(五) 会议期间工作157

(六) 会议结束工作159

十二、印章的管理工作160

(一) 印章的作用160

(二) 印章的形状、规格和文字排列161

(三) 印章的名称和字体161

(四) 印章的制发和启用162

(五) 印章的刻制、管理和销毁162

(六) 印章的使用163

十三、机要保密工作164

(一) 机要保密工作的重要性165

(二) 机要保密工作的特点166

(三) 国家机密工作范围166

(四) 机要保密工作的内容167

(五) 机要保密工作的措施169

十四、办公室总务工作171

(一) 办公室总务工作的意义171

(二) 办公室总务工作的内容172

(三) 办公室总务工作的原则177

十五、值班工作178

(一) 值班的作用和任务178

(二) 值班室的工作要求180

(三) 值班期间的环境管理181

第三章 办公室的信访、调研和资料工作182

一、信访工作的性质、特点和作用182

(一) 信访工作的性质182

(二) 信访工作的任务183

(三) 信访工作的特点184

(四) 信访工作的作用185

二、信访工作的内容187

(一) 办理人民来信187

(二) 接待人民来访190

(三) 处理信访案件192

(四) 信访问题的分类和处理193

(五) 信访信息的综合分析和反映195

(六) 信访档案管理196

三、信访工作应注意的问题198

(一) 坚决贯彻信访工作的原则198

(二) 严格遵守信访工作制度199

四、调查研究工作200

(一) 调查研究工作的含义201

(二) 调查研究的范围202

(三) 办公室开展调查研究工作的意义202

五、调查研究工作的一般程序204

(一) 准备阶段204

(二) 实地调查阶段207

(三) 总结阶段208

六、调查研究的常用方法208

(一) 全面调查209

(二) 重点调查210

(三) 抽样调查211

(四) 典型调查217

七、调研报告的撰写219

(一) 调研报告的特点219

(二) 调研报告的类型220

(三) 调研报告的内容结构221

(四) 写调研报告应注意的问题222

八、资料的整理与分析223

(一) 办公室资料工作的特点223

(二) 办公室资料工作的种类224

(三) 办公室资料工作的作用224

(四) 资料的收集225

(五) 资料的整理228

(六) 资料的分析231

(七) 资料的储存235

第四章 办公室决策工作237

一、办公室决策工作的内涵238

(一) 决策238

(二) 办公室决策工作的内涵238

二、办公室辅助决策工作243

(一) 办公室智囊工作的意义与作用243

(二) 我国办公室智囊工作的问题及改进方法250

(三) 办公室发挥智囊作用应遵循的原则256

三、领导与决策261

(一) 领导决策与辅助决策者的关系262

(二) 办公室领导决策的一般原则265

(三) 领导决策的一般程序274

四、领导决策常用的调查咨询方法281

(一) 开调查会281

(二) 个别谈话282

(三) 现场观察282

(四) 解剖麻雀282

(五) 蹲点调查283

(六) 广议法283

(七) 举隅法285

(八) 舆论思考法286

(九) 说教干扰法287

(十) 集体商议法288

(十一) 推理和谈判的决策288

(十二) 综摄法289

(十三) 圆桌仲议法291

(十四) 专家预测法292

(十五) 德尔斐法298

五、领导决策常用的定量分析方法303

(一) 确定性决策分析方法303

(二) 风险性决策分析方法304

(三) 未确定性决策分析方法319

第五章 办公室人事工作324

一、办公室人员的聘用324

(一) 自行招聘324

(二) 委托招聘325

二、 办公室工作人员的培训326

(一) 培训的内容326

(二) 培训的意义327

(三) 培训的形式327

三、办公室工作人员的安排329

(一) 人员安排的意义329

(二) 人员安排的原则329

(三) 确定编制的基本依据330

(四) 确定编制的基本原则331

(五) 确定编制的基本方法332

(六) 岗位责任制的建立和实施332

四、办公室工作人员的素质和结构333

(一) 人员的素质333

(二) 人员的结构334

五、办公室工作人员的考核335

(一) 考核的内容335

(二) 考勤制度的依据336

(三) 考勤的程序与方法337

(四) 能力的考核339

六、办公室工作人员的奖惩341

(一) 奖惩的意义341

(二) 奖励341

(三) 惩戒342

七、办公室工作人员的去职345

(一) 去职及其原因345

(二) 离休、退休、退职345

(三) 辞职347

(四) 辞退347

第二篇 办公与管理自动化351

第六章 办公自动化351

一、从信息角度看现代办公活动351

(一) 自信化社会的发展趋势351

(二) 信息、知识、智慧与人352

(三) 办公室的信息环境353

(四) 办公室信息工作的功能及信息载体的形式354

二、什么是办公自动化357

(一) 工业生产自动化的启示357

(二) 什么是OA357

(三) OA是一个不断演化的概念358

(四) OA的核心是建立办公信息系统359

(五) OA设备的功用与分类360

三、办公自动化的产生与发362

(一) OA的兴起与发展背景362

(一) OA的发展阶段367

四、未来办公室构想369

(一) 办公环境网络化369

(二) 办公室无纸化369

(三) 办公室无人化370

(四) 办公地点自由化370

(五) 办公设备智能化371

(六) 办公室工作站的多功能化371

五、OA系统构成要素及实现的前提371

(一) OA系统构成要素371

(二) 实现OA系统的前提条件372

六、我国开展OA的概况与前景376

(一) 发展概况376

(二) 应用前景378

七、办公自动化系统的目标379

(一) 提高办公质量及办公效率380

(二) 提高经济效益380

(三) 提高社会效益381

(四) 办公室革命与OA382

第七章 办公自动化系统的功能386

一、信息的存储388

(一)存储的目的388

(二) 电子文档系统390

(三) 存储手段的变革 数字、文字、声音、图象的集中存储与综合处理390

二、信息处理391

(一) 信息处理的一般概念391

(二) 数字型信息的处理392

(三) 文字型信息的处理393

(四) “语音”型信息的处理394

(五) 图象(图形)信息的处理395

三、信息交换397

(一) 信息交换与信息共享是办公室工作的重要内容397

(二) 计算机与通信技术的结合是OA的重要特点398

(三) 信息交换的OA工具398

四、辅助决策401

(一) 基于数学模型的决策支持系统401

(二) 基于知识的决策支持工具--专家系统402

第八章 办公自动化系统的计算机技术405

一、计算机系统的基本组成406

(一) 计算机系统的组成406

(二) 计算机的主要技术指标411

(三) 计算机的分类411

(四) 基本术语411

二、数据库技术417

(一) 数据库系统的基本概念417

(二) 数据库系统的主要特性419

(三) 数据库的存储结构421

(四) 数据的存取方式422

(五) 数据库管理系统的功能和作用423

(六) 数据库的主要模型424

(七) 分布式数据库426

三、汉字信息处理技术427

(一) 从信息处理角度看汉字427

(二) 汉字输入方式430

(三) 汉字的存储和输出434

(四) 汉字信息处理的流程436

第九章 办公自动化系统的通信技术438

一、基本术语439

(一) 模拟通信、数字通信及数据通信439

(二) 基带传输与频带传输440

(三) 信道及信道带宽440

(四) 数据率440

(五) 误码率441

(六) 传输模式--同步、异步传输441

(七) 传输的方向性442

(八) 差错检测和纠正技术442

(九) 协议与规程443

二、数字通信的基本原理444

(一) 数字通信的系统的构成444

(二) 通信系统的交换技术446

(三) 专用小型程控交换机(PBX)448

(四) 综合业务数字网(LSDN)451

三、微机局域网453

(一) 局域网在OA系统中的作用453

(二) 局域网的主要技术454

(三) ISO参考模型457

(四) PBX与LAN在OA系统中的应用459

四、新兴通信技术461

(一) 微波中继通信461

(二) 卫星通信462

(三) 光纤通信464

(四) 信息通信466

第十章 办公自动化系统的设备468

一、计算机类设备469

(一) 微型计算机469

(二) 文字处理机474

(三) 办公专用计算机475

(四) 输入设备476

(五) 输出设备478

(六) 存储设备482

二、专用信息处理设备485

(一) 多功能工作站486

(二) 光盘文档系统486

(三) 中文轻印刷系统488

(四) 电子会议系统489

(五) 常规办公设备490

三、通信类设备491

(一) 调制解调器(MODEM)491

(二) 通信控制器(CCU)与前端处理机(FEP)492

(三) 专用交换机(PBX)493

(四) 微机局域网494

(五) 通信传输介质495

(六) 新兴的电话设备497

第十一章 办公自动化系统的软件及其功能500

一、概述500

(一) 办公自动化系统的软件结构501

(二) 基本软件501

(三) 办公环境软件501

(四) 办公应用软件502

二、多窗口软件503

(一) 什么是多窗口软件504

(二) 多窗口软件的功能505

(三) 多窗口软件的实例506

三、文字处理软件507

(一) 文字处理软件的功能507

(二) XE.软件511

(三) Word Ster文字编辑软件513

四、数据处理514

(一) 数据处理的形式514

(二) 数据处理的内容515

五、文件、文献处理519

(一) 什么是文件、文献处理519

(二) 文献处理软件的功能521

(三) 文献处理系统的实例525

六、表格处理527

(一) 表格的一般结构及人工处理527

(二) 计算机表格处理软件及其功能529

(三) 计算机表格处理软件的实例531

七、语音处理533

(一) 什么是语音处理533

(二) 语音识别533

(三) 语音合成534

(四) 语音处理系统的实例535

(五) 语音处理系统的应用536

八、图形与图象处理538

(一) 计算机图形处理功能538

(二) 计算机制图539

(三) 计算机图象处理功能541

(四) 图形与图象处理的应用542

九、电子邮递543

(一) 什么是电子邮递系统543

(二) 电子邮递系统的功能543

(三) 语音邮递系统547

(四) 电子邮递系统的实例548

十、行文管理551

(一) 手工行文管理551

(二) 行文管理系统的功能552

(三) 行文管理系统的实例554

十一、时间管理 电子日程表和备忘录556

(一) 电子日程表556

(二) 电子备忘录558

(三) 电子日程表和备忘录的保存与清理558

(四) 实例558

十二、关系型数据库管理系统559

十三、管理信息系统561

(一) 什么是管理信息系统561

(二) 管理信息系统的结构562

十四、决策支持系统566

(一) 引言566

(一) 决策支持系统的功能566

(三) 决策支持系统的结构568

十二、专家系统572

(一) 专家系统的一般概念572

(二) 建立专家系统的必要性573

(三) 专家系统的基本结构574

(四) 知识表示方法577

(五) 专家系统在OA中的作用577

第十二章 办公自动化系统的设计与实现580

一、办公自动化系统的服务对象580

二、信息需求与环境的调查582

(一) 调查内容582

(二) 调查方法582

三、系统目标设计586

(一) 目标体系的层次588

(二) 目标体系的内容590

(三) 系统的总体逻辑结构591

四、物理设计592

五、软件设计597

(一) 应用软件的开发原则597

(二) 应用软件的开发策略598

六、系统设备配置598

(一) 计算机系统的配置598

(二) 辅助设备系统的配置601

七、标准化工作602

(一) 制定标准与规范的原则602

(二) 标准化与规范化的主要内容602

八、系统的安全与保密603

(一) 信息的安全与保密604

(二) 安全、保密与信息资源共享的关系604

(三) 工程设计的安全、保密604

九、系统的开发与实施605

(一) 系统开发计划的内容605

(二) 系统实施阶段的任务607

(三) 选定方案实施方法607

(四) 实施方案的模拟607

(五) 实施方案的审核与确定608

(六) 系统交付使用608

(七) 系统正式运行与验收609

十、部级国家机关办公自动化系统609

(一) 系统的目标609

(二) 系统设计的指导原则610

(三) 系统的功能611

(四) 系统的网络结构及计算机系统的配置611

(五) 办公自动化系统软件功能的划分613

十一、事业单位办公自动化系统614

(一) 系统的目标615

(二) 系统的设计原则615

(三) 系统的结构和物理配置616

(四) 系统功能设置617

十二、企业办公自动化系统617

(一) 系统的目标618

(二) 系统的功能618

(三) 系统的物理结构及配置619

十三、办公自动化系统的评价620

(一) 系统技术水平的评价621

(二) 系统经济效益的评价622

第三篇 现代办公自动化范例627

第十三章 用于行政职能部门管理的办公自动化系统627

一、上海市人民政府办公信息自动化管理系统627

二、常州市综合经济计划动态管理系统630

三、上海市黄浦区信息管理系统634

四、天津市静海县政府办公自动化系统640

第十四章 用于企业管理的办公化自动系统643

一、首都钢铁公司计算机管理信息系统643

二、北京内燃机总厂计算机辅助企业管理信息系统647

三、企业管理信息系统649

第十五章 医院管理信息系统653

附录656

国务院办公厅关于公文处理等几个具体问题的通知656

国务院秘书厅关于秘书工作部门对公文文稿进行把口的几点意见658

关于文书档案保管期限的规定662

文书档案保管期限表664

关于不归档的文书材料的规定671

关于出版物上数字用法的试行规定673

国务院关于国家行政机关和企业、事业单位印章的规定676

国务院工作人员守则679

保守国家机密暂行条例680

国家行政机关公文处理办法684

机关档案工作条例690

党政机关信访工作暂行条例694

专业人员职称一览表699

标点符号用法简表700

常用计算单位换算表702

世界时差对照表704

世界各国重要节假日一览表706

主要参考文献710