《现代秘书实用手册》

目 录1

第一章做上司的好帮手1

第一节扮好幕后工作者的角色1

第二节上司对秘书工作的评估标准3

第三节学会替上司管理时间6

1．计划表的制作原则7

2．替上司编制计划表8

3．几点注意事项10

1．拟订出差行程表11

第四节替上司准备出差11

2．选择交通工具12

3．安排住宿12

4．制订旅程表13

第五节向上司汇报工作的方法14

第六节充分理解你的上司17

第七节如何应付上司所遇的干扰19

1．对付电话的干扰20

2．安排并保证上司的约会23

第八节如何在几个上司之间周旋28

1．优先权冲突的管理29

2．管理人为因素31

第二章成功的诀窍35

第一节勤奋加智慧是你成功的秘诀35

1．积极投入工作35

2．问题意识的培养38

3．成为“活字典”的秘诀41

4．拟订工作计划的智慧43

5．如何同时处理几件事务45

6．做容易接受别人委托的人46

7．挨骂未必是坏事48

第二节秘书的思维、判断与创造技巧50

1．逻辑思考与创造性思维50

2．灵活与准确的判断52

3．启发创造力的方法55

第三节谈话的技巧58

1．听人说话的功夫59

2．对人说话的艺术60

3．请求、拒绝、抱怨等场合的谈话技巧62

第三章做一位具有魅力的秘书67

第一节服饰美姿67

1．上班时的服饰68

2．参加宴会、丧礼的服饰72

3．优美的姿态73

第二节应对礼仪75

1．接待客人的应对礼仪75

2．接听电话的应对礼仪83

第四章 中文书信的写作87

第一节中文社交书信的写法87

1．邀请函88

2．致谢函89

3．致歉函90

4．问候函92

5．庆唁函93

6．寻求帮助函99

7．信封的款式与写法100

第二节中文商用书信的写法103

1．商用文书的写作原则103

2．商用书信的基本格式105

3．快而准确的商业信函107

4．公司内部联络文书及报告书109

第一节英文书信的格式111

第五章英文书信的写作111

1．基本格式112

2．商业信函的特有格式116

第二节英文书信的写作要领117

第三节英文社交信函的书写119

1．表示谢意的信119

2．表示歉意的信121

3．表示祝贺的信121

4．表示吊唁的信122

第四节英文商业信函的写作技巧123

第五节英文产品介绍信的写法130

1．产品介绍信的开头131

2．产品介绍信的内容139

3．产品介绍信的结尾143

第六节英文书信的实例分析146

1．婉拒客户赊账，却不能失去客户146

2．婉拒大客户的要求，却仍想与之做生意148

3．顾客责问未收到订购货品时151

4．公司现金短缺，而对方催缴货款时154

5．告诉对方订单写错了的回信156

第一节会议召开160

1．会议的目的160

第六章会议召开与档案、资料整理160

2．预先了解的事项161

3．会议的形式163

4．通知开会的方法164

5．会场的布置165

6．会议中的服务事项166

7．会议的善后工作167

第二节整理档案的技巧167

1．归档的用具167

2．归档的做法168

3．档案的整理方法169

4．档案的排列170

5．档案的借出170

6．每年整理一次档案171

第三节公司以外资料的收集与整理171

1．剪贴的要领171

2．剪贴的整理方法173

3．产品说明书、简册的整理174

4．听到的资料要写进卡片175

5．名片的整理175

6．电话号码及地址一览表177

第四节做备忘录的常识178

1．备忘录的类型178

2．做备忘录的原则178

3．做备忘录的礼貌180

第七章速记与打字技巧181

第一节速记技巧181

1．速记须知181

2．技能的掌握183

第二节打字技巧186

1．打字须知186

2．各种错误的原因及纠正189

3．技能的掌握190

第八章秘书的电讯和邮政知识193

第一节电话通讯193

1．电话种类193

2．电话设备194

3．电话系统和装置195

第二节电报通讯199

1．电报服务设施199

2．电报系统201

1．确定邮政信件的类别202

第三节秘书的邮政服务202

2．特别服务204

3．业务信件的收进和发出206

第九章秘书的会计知识211

第一节银行事务211

1．开支票帐户211

2．银行对帐单和存款调节表213

3．银行的其它服务214

第二节现金业务215

1．现金的收入和支出215

2．旅行资金217

第三节财务报表218

1．办公室预算219

2．收益表219

3．资产负债表222

第四节股票和证券224

1．股东的权利和股本224

2．债券和期票225

第十章效率管理：跟上技术革新的227

步伐227

1．奇妙的字处理机228

第一节如何使用字处理228

2．字处理的结构229

3．解决现状230

第二节提高工作效率的新技术234

第三节 电子计算机的应用238

1．计算机的基本知识239

2．电子计算机的应用241

第十一章如何谋得秘书工作243

第一节获得信息243

1．职业介绍所244

第二节推荐自己245

2．广告245

1．给用人单位打电话246

2．如何写应征信247

3．简历248

4．专业和个人的参考资料250

5．申请表格和考试250

第三节接受面谈251

1．面谈礼仪251

2．面谈要领252

3．面谈以后255