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目录1

前言1

第一章　发展中的秘书职能1

第一节　概述秘书日益增长的责任及其必备的技能1

第二节　自我进修的重要性4

第三节　秘书职位的晋升8

第四节　熟悉和了解你的公司15

第二章　事务办公室的联系：与人交往的有效方法17

第一节　两者间的交往17

第二节　接待来访者28

第三节　注意写字台和办公室的摆设，以提高工作效率35

第四节　办公室工作环境中人和人关系的实质40

第三章　会议及会谈安排46

第一节　各种事务性会议、会谈以及大会46

第二节　会议、会谈及大会活动53

第三节　秘书的会议记录64

第四节　秘书掌握会议68

第四章　口述和誊写：输入和输出74

第一节　办公室通讯：将口述变为书面文字的转换系统74

第二节　机器口述系统的使用77

第三节　输入：由秘书或速记员记录的口述89

第四节　输出：誊写系统93

第五章 自动化的和带有字体变异功能的专门打字技术103

第一节　自动化的打字技术103

第二节　带有字体变异功能的专门打字技术122

第三节　专业术语138

第六章　事务性信件的体式142

第一节　作为一个形象创造者的事务性信件142

第二节　信件总体的思考143

第三节　信笺的信头设计及字体的匀称145

第四节　信笺与信封146

第五节　事务性信件的一般标点法148

第六节　事务性信件中的独立部分：对各个独立部分的论述152

第七节　适用于现代事务性通信的基本信件体式183

第八节　称呼203

第九节　与美国政府机构的通信：信件格式及安全预防措施263

第七章　特殊打字项目：商业英语的实践275

第一节　引言275

第二节　公司内部便笺的格式275

第三节　新闻稿的编制279

第四节　研究报告：图书馆资料的利用282

第五节　文稿和报告的格式285

第六节　打印会议记录须知312

第七节　单位简报和内部刊物316

第八节　校对的技术318

第八章　秘书写作的信件321

第一节　引言321

第二节　信件写作概述321

第三节　秘书写作的日常信件、打印信件及备忘录327

第九章　业务信件和邮政服务351

第一节　引言351

第二节　业务信件：收进351

第三节　业务信件：发出353

第四节　有效、经济地利用邮政服务360

第十章　档案管理系统371

第一节　档案保管和档案检索设备371

第二节　归档分类的类型377

第三节　设计和建立归档类型385

第四节　归档步骤386

第五节　索引编制方法389

第六节　各类机密文件的控制392

第七节　文件资料的集中保存和分散保存396

第八节　显微照相397

第九节　档案的转移和处理399

第十一章　办公设备系统及其使用403

第一节　复印设备及其使用方法403

第二节　计算机的数据处理438

第十二章　秘书所要了解的基本会计系统453

第一节　自动化会计和秘书的应用453

第二节　企业的银行事务457

第三节　现金业务记录461

第四节　薪工处理程序465

第五节　雇主的税务记录471

第六节　财务报表472

第七节　公司和证券477

第十三章　电信系统481

第一节　引言481

第二节　电话通讯482

第三节　电报通讯497

第四节　术语501

第十四章　旅行和当代事务的跨国性511

第一节　引言511

第二节　旅行前的准备工作512

第三节　旅行前对背景材料的研究565

第四节　国际贸易579