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引言：怎样使用这本工具书1

第一章 发展中的秘书工作1

第一节 总论：秘书的日益增强的职责和必需的技能1

第二节 自我完善的重要性5

第三节 秘书的职位晋升9

第四节 怎样谋得秘书职业18

第五节 熟悉自己的公司37

第二章 公务关系39

第一节 概述：人际交往39

第二节 使用电话39

第三节 约会54

第四节 对来访者的接待59

第五节 接见未来的雇员69

第六节 办公室的基本人际关系74

第三章 会务安排82

第一节 业务会议、会谈和大会请柬82

第二节 会议、会谈及会务活动91

第三节 秘书的会议记录108

第四节 秘书打印记录111

第五节 秘书主持会议123

第四章 口授和听译：组织、输入和输出133

第一节 工作的高效组织133

第二节 办公室通讯：连接声音和文字的系统140

第三节 机器口授系统的使用145

第四节 输入：面向秘书或速记员的口授154

第五节 输出：听译系统161

第六节 输出：专业化打字技术173

第五章 文字处理195

第一节 概说195

第二节 文字处理技术197

第三节 办公室中的文字处理系统201

第四节 提高文字处理系统效率211

第五节 特殊应用217

第六节 人员组织222

第六章 业务通信程式226

第一节 业务通信--机构形象的显现226

第二节 信件布局和笺头设计228

第三节 纸张概览232

第四节 业务信件中的一般标点符号式样235

第五节 事务性信件具体组成部分239

第六节 当代业务通信中的主要信件格式277

第七节 信封上的地址格式303

第八节 地址款式323

第九节 与美国政府部门通信的信件格式和安全措施383

第七章 效用业务语言指南398

第一节 概述398

第二节 缩写399

第三节 大写406

第四节 斜体427

第五节 数字429

第六节 标点符号436

第七节 词的分切465

第八节 文章的结构成份468

第九节 写作格调543

第十节 努力写出别具一格的文体546

第八章 业务语言的实际应用571

第一节 概说571

第二节 公司内部便笺版式571

第三节 新闻稿的编写准备578

第四节 报告的编写准备--图书馆资料的使用582

第五节 手稿及报告式样589

第六节 法律文书643

第七节 公司内部报刊651

第八节 印刷表格653

第一节 信件写作概要657

第九章 秘书的信件写作657

第二节 秘书写作的日常信件、格式化信件和备忘录664

第三节 秘书写作的私人事务信函698

第十章 办公室邮政业务711

第一节 收受邮件711

第二节 寄发邮件715

第三节 邮政服务722

第四节 其它传递手段732

第十一章 档案管理系统735

第一节 档案的保管和检索系统735

第二节 档案系统归类744

第三节 建立档案系统755

第四节 归档步骤757

第五节 索引的编制762

第六节 各类文件的控制765

第七节 显微照相770

第八节 档案的转移和处理773

第十二章 办公室复制设备777

第一节 复制设备及其使用方法777

第二节 复制技术的新发展814

第十三章 秘书的会计知识817

第一节 会计自动化及其在秘书工作中的应用817

第二节 电子计算器的数据处理821

第三节 企业的银行业务835

第四节 现金交易记录841

第五节 工薪程序846

第六节 雇主的税务记录852

第七节 财务报表855

第八节 公司和债券860

第十四章 电信系统865

第一节 概述865

第二节 电话通信866

第三节 电报通信879

第四节 电子办公室883

第十五章 旅行和现代国际事务888

第一节 概述888

第二节 旅行准备889

第三节 对出访预先进行的背景调查943

第四节 国际贸易960