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第一部分 一般秘书工作技巧3

第一章 建立有效的档案管理系统3

第一节 基本档案制度3

一、字母档案系统5

二、数字档案系统7

第二节 索引编制与按字母顺序归档规则8

一、索引编制的基本方法8

二、按字母顺序编排的基本方法8

第三节 主要存储媒体13

一、纸媒体18

二、磁性媒体19

三、缩微图像媒体19

公司系统与联机服务20

第四节 数据库存储系统及服务20

四、光盘媒体20

第五节 归档与检索技巧21

一、档案材料的准备21

二、使用省时的设备与技术22

三、档案材料的管理23

四、检索丢失的档案25

五、档案的合理化管理26

第六节 档案保留程序28

一、制订档案保留计划28

二、转移档案29

第七节 如何定购和储备办公用品29

一、购买和分配办公用品29

二、组织和储备办公用品30

一、后续行动和提示系统的种类31

第八节 采取后续行动和做好提示工作31

二、后续档案技术36

第二章 使用有效的文字处理技术38

第一节 文字处理系统38

一、独立计算机系统38

二、具有计算系统41

三、综合语音数据终端41

四、远程通信的联系装置42

五、电子打字机42

六、文字处理设备的保养43

第二节 计算机网络43

网络上的信息处理43

一、了解你的文字处理系统44

二、计划和组织文字处理工作44

第三节 有效的文字处理方法44

三、制作文件45

第四节 复制文件49

主要复制过程49

第五节 基本办公用纸50

为公用纸的主要类型50

第六节 口授和听译设备51

一、口授设备和媒体51

二、听译口授录音的准备工作52

第三章 报告的撰写和印刷53

第一节 如何撰写报告53

一、使用外面的信息53

二、使用内部信息54

四、有价值的参考资料55

三、运用你的智慧55

第二节 如何组织和撰写报告57

一、正式报告和非正式报告57

二、报告的组成部分60

三、使用合适的语言61

四、报告撰写清单：注意事项62

第三节 如何使用合适的文体和格式62

一、检查原始草稿62

二、选用合适纸张62

三、使用报告装订器62

四、运用合适格式63

五、编页码、标题号和提纲号63

六、选择正确的脚注方法63

七、选择正确的文献目录著录方法64

八、选择正确的参考书目著录方法67

九、选择标题和副标题的写法68

十、制作标题页和目录表69

十一、制作表格和图表70

十二、制作与检查手稿72

十三、使用平台印刷73

第四节 如何准备印刷74

一、安排图表设计和排印标记74

二、安排印刷74

三、校对74

第五节 如何获得报告的版权75

一、版权法75

二、合法使用准则75

三、版权登记程序76

二、邮件的拆封与分类77

一、接收邮件和电子信息77

第四章 处理邮件和电子信息77

第一节 邮件的接收77

三、每日邮件登记80

四、老板不在时如何处理邮件81

第二节 邮件的发送82

一、如何撰写信件82

二、如何做邮寄前的准备82

三、选择发送方式84

四、电子信息84

五、邮递邮件88

六、私人投递服务92

七、选择邮寄设备92

八、邮件室的效率93

第二节 有效、礼貌地使用电话97

一、你的电话形象97

第五章 使用有效的远程通信业务97

远程通信的形式97

第一节 商业中的远程通信97

二、遵守电话礼仪规则98

三、如何更有效地使用电话99

第三节 打电话和接电话99

一、打电话99

二、接电话100

三、甄别电话100

四、转接电话100

一、“站对站”（不指定受话人）电话和“人对人”（指定受话人）电话101

第四节 市内电话和长途电话101

五、处理打错了的电话101

二、长途电话102

三、广域电话服务（WATS）103

四、国际电话103

五、预约电话104

六、会议电话104

七、移动电话104

第五节 特殊商业服务105

一、电话系统105

二、电话系统的特征105

三、语音处理系统107

一、电话簿108

二、用户电话-传真手册108

第六节 电话参考书108

第六章 安排会议110

第一节 会议的准备工作110

一、通知与会者110

二、准备议程111

三、组织会议材料112

四、落实会议室113

五、布置会议室113

六、为来宾安排膳宿等113

第二节 开会时该做些什么114

一、转接电话和其他信息114

二、宣读会议记录114

三、遵循国会议程114

四、作会议记录115

一、准备会议记录116

第三节 保存记录本116

二、修正会议记录118

三、为会议记录编制索引118

第四节 与助手和同事一起开会119

如何准备和主持会议119

第五节 帮助准备研讨会和其他会议120

一、准备计划和通知120

二、处理登记细节120

三、保存档案和记录121

第六节 策划远程电信会议和电视会议122

一、使用电话做生意122

二、如何准备召开远程电信会议122

第一节 商务旅行的准备124

一、旅行代理人的作用124

第七章 安排旅行124

二、公司旅行部的作用126

三、如何获取交通信息126

四、秘书的特殊职责127

五、与老板一起旅行131

第二节 预订工作131

一、你需要的信息一览表131

二、如何准备时间及路线资料132

三、预订出现问题或遇到困难时怎么办132

四、取票132

五、旅馆预订133

六、航空旅行的安排134

七、火车旅行的安排135

八、汽车旅行的安排136

二、礼仪要求137

第三节 国外旅行的准备137

一、语言要求137

三、旅行材料要求138

四、外汇要求138

五、国外消息接发和远程通信要求138

六、旅行社的作用138

七、办理护照138

八、办理签证139

九、办理国际驾驶许可证140

十、秘书的特殊职责140

十一、旅行安全142

十二、海关信息143

一、零用现金的处理144

第一节 如何保存办公室和公司档案144

第八章 保存公司账簿和档案144

二、建立办公室工资账目145

三、支票簿和银行结单的处理148

四、旅行及娱乐档案的保存151

五、处理正式的财务结算表151

六、合同及其他法律文件的存档153

七、建立证券和财产档案156

第二节 如何保存办公室及公司的账簿159

一、薄记系统159

二、复式薄记的基本原则159

三、日记账160

四、账簿161

六、损益表162

七、簿记与记账的保密工作162

五、资产负债表162

第三节 如何处理付账和收款168

一、账目的计算168

二、追付欠款169

第九章 建立良好的人际关系和使用合适的交际礼仪172

第一节 你的职业形象172

第二节 办公室礼仪173

一、平时打招呼和姓的使用173

二、新来的职员173

三、在办公室里吃茶点174

一、对来访者进行接待和打招呼175

二、弄清楚来访者的目的175

第三节 接待来访者175

四、排队与停车场的礼仪和安全175

三、使来访者感觉良好176

四、通知来访者的到来177

五、向老板想见的来访者打招呼178

六、应付老板不想见的来访者178

七、处理开会时来的电话179

八、送来访者出门180

第四节 处理私人关系和人际关系180

一、为别人工作和与别人工作180

二、制定新计划和管理计划182

三、管理时间和金钱183

第五节 工作场所的道德规范183

四、面试和管理辅助人员184

一、明文规定185

三、遵守保密原则186

二、非明文规定186

四、处理人际关系问题187

第六节 处理社交—商务方面的事情190

一、为订戏票做准备190

第一节 如何确立书信和备忘录的写法190

二、处理礼物和节日贺上191

三、保存捐赠记录193

四、表示慰问193

第二部分 如何有效地撰写书信和备忘录199

第十章 业务通信程式199

第二节 书信格式199

第三节 书信的主要构成部分209

一、日期209

标点符号209

二、案号210

三、分类标志210

四、信内姓名和地址210

五、“注意”行212

六、称呼212

七、主题行213

八、正文214

九、结尾敬语214

十、签名214

十一、证明身份行217

十二、附件符号217

十四、副本抄送符号218

十五、附言218

十三、邮寄符号218

十六、续页信头219

第四节 备忘录格式219

第五节 备忘录的主要组成部分221

一、眉题221

二、正文221

三、首字母签名221

四、证明身份行221

五、附件符号221

六、副本抄送符号221

第六节 信封222

光符识别（OCR）地址的写法222

八、续页信头222

七、附言222

第七节 称呼方式223

一、一般规则223

二、对公司的称呼224

三、对男人的称呼225

四、对妇女的称呼225

五、对重要人物的称呼227

第八节 如何挑选和定购信笺信纸228

一、信纸的种类与规格228

二、抬头设计228

三、续页纸228

四、信封229

五、如何定购信笺信纸229

第九节 如何定做社交各片和商业名片229

一、社交名片229

三、商业名片230

二、非正式名片230

第十节 如何撰写邀请信231

一、正式邀请信231

二、正式同复232

三、非正式邀请信236

四、非正式同复236

第十一章 效用书信写作指南237

第一节 为写信做准备237

第二节 使用合适的语言237

一、矫揉造作、陈腐过时的语言237

二、多余的词和短语240

三、特别爱使用的词和短语246

六、引起反感的词247

五、不同含义的词247

四、简短的词和句子247

七、使人高兴的词248

八、动作词248

九、非歧视性语言249

十、过度使用的强调成分251

十一、混杂语、玄妙术语和冗长费？的语言252

十二、意想不清楚的词253

十三、陈词滥调253

十四、放错位置的词253

十五、肯定的方法254

第三节 如何写好信的开头254

一、信的开头要短254

二、做到开门见山254

五、提及以前的交往255

三、切忌夸张做作255

四、提及读者的名字255

六、使用好听的措辞256

七、遵循5W原则256

八、使用专家们研究出来的其他技巧256

第四节 如何写好信的结尾258

一、避免不自然或流手形式的结尾258

二、只提议做一件事情258

三、注册采取行动的日期259

四、使用表示肯定的词语259

第五节 国际信件260

国外信件中的注意事项260

三、使用通函261

二、使用书信和段落范文261

一、使有范文261

第六节 书信范文档案261

第十二章 书信和备忘录范文263

第一节 书信的种类263

一、秘书签名的书信和备忘录263

二、老板签名的书信和备忘录263

三、老板不在时写的书信和备忘录264

第二节 业务书信和备忘录范文265

一、答谢信265

二、更正信267

三、致歉信269

四、约会信270

五、感谢信273

六、催款信275

七、投诉信277

八、信用信279

九、给员工的信280

十、后续信282

十一、祝愿信284

十二、询问信284

十三、介绍信285

十四、订购单286

十五、推荐信287

十六、提示信288

十七、请求信289

十八、促销信291

第三节 社交商务信件和邀请信范文292

一、接受函292

二、生日贺信293

三、慰问信294

四、祝贺信296

五、拒绝信298

六、邀请信300

七、年节贺信301

八、感谢信302

第三部分 如何正确书写307

第十三章 英语词汇的正确使用307

第一节 词类与语法规则307

一、词类307

二、语法术语310

第二节 容易出错的词和短语320

第十四章 词的拼写与切分320

一、复数370

第一节 拼写规则370

三、后缀372

四、前缀372

二、i和e的组合372

五、数字和符号376

六、所有格377

第二节 如何中提高你的拼写377

一、正确拼写的有效记忆方法378

二、拼写容易出错的词378

第三节 切分规则382

一、行尾词的切分382

二、音节划分和发音382

三、切分的基本规则382

一、撤号385

二、冒号385

第十五章 标点符号385

标点符号的主要种类和规则385

三、逗号387

四、破折号391

五、省略号和连接点线392

六、感叹号393

七、连字符号394

八、圆括号和方括号394

九、句号395

十、问号397

十一、引号397

十二、分号399

十三、斜线号401

大写的基本规则402

一、缩写词402

第十六章 大写402

二、条例、法案、法规、法律403

三、计算机术语404

四、法院、法官、案件404

五、教育406

六、列举407

七、外国人名407

八、地理术语407

九、政府及政治术语409

十、标题和题目411

十一、历史术语412

十三、带连字符号的复合词413

十二、节假日413

十四、同盟、条约、协定、计划414

十五、目录和提纲414

十六、军事术语414

十七、钱415

十八、音乐、戏剧、绘画、诗歌、电影、广播415

十九、名词和形容词416

二十、组织和机构417

二十一、民族、种族、部落418

二十二、个人称呼和专业头衔418

二十三、人格化420

二十四、行星420

二十七、宗教术语421

二十六、引语421

二十五、政治党派、派别、同盟421

二十八、决议422

二十九、系列问句423

三十、体育和比赛423

三十一、商标名423

第四部分 秘书方便信息指南427

第十七章 常用参考资料指南427

一、CPS考试学习大纲427

二、标点符号427

三、罗马数字428

四、缩写词428

五、正确地址表459

六、标准校对符号表484

七、毛条校样486

八、度量衡表487

九、数字符号表495

十、希腊字母表497

十一、利息表499

十二、流程图符号501

十三、美国分区电话号码和时区503

十四、国际时间表504

十五、国际时差表505

第五部分 重要商业术语汇编519

第十八章 术语汇编519

第一节 办公技术519

第二节 商业组织和管理520

第三节 会计与财务522

第四节 商业法525