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理论篇1

第一章秘书职业概述1

第一节 秘书的内涵与外延1

一、古代“秘书”的涵义1

二、近代“秘书”的涵义1

三、现代“秘书”的涵义1

第二节 秘书的类型2

一、机关的党、政秘书2

二、企业的商务秘书2

三、其他领域的专业秘书3

四、按其他标准区分出来的秘书类别3

第三节 秘书的职业生涯4

一、秘书职业的优势4

二、秘书职业的性别倾向4

三、秘书职业入门5

四、秘书职业的阶梯7

二、会议的本质与局限性 (18

第四节 秘书职业的发展趋势9

二、从手工操作向自动化方向发展9

一、从单一职能向多种职能发展9

三、向社会各行各业渗透与深化服务的趋势10

四、信息工作在秘书职业中的地位日见重要11

第二章 商务秘书的素质14

第一节 商务秘书的心理素质14

一、气质14

二、性格16

三、意志18

一、一般能力要求20

第二节 商务秘书的能力要求20

二、特殊能力要求24

第三节 商务秘书的知识结构25

一、秘书的知识范围与类型25

二、秘书知识结构的特征27

第三章 商务秘书的职守29

第一节 商务秘书的职责范围29

一、商务秘书的职能29

二、商务秘书的工作31

第二节 商务秘书的职业守则33

一、守职33

二、守实37

三、守信39

四、守礼41

五、守密43

第一节 人际关系协调艺术47

一、与上司关系的协调47

第四章 商务秘书工作艺术47

二、与同事及属下关系的协调49

三、与其他人员关系的协调50

四、人际沟通的主要要素——“听”与“说”的艺术51

第二节 工作事务处理艺术53

一、加强纵横两方面的密切联系53

二、把握事务处理的先后次序54

三、妥善管理工作时间57

实务篇61

第一章办公室管理事务61

第一节 办公室管理的意义和内容61

一、概念与特点 (162

第二节 办公室的组织与布置62

第三节 办公室各种环境因素的控制64

一、清洁65

二、整齐65

三、安静66

四、适宜的光照和温湿度67

第四节 办公设备的管理68

第二章 通讯事务71

一、基本要求71

第一节 电话接打71

二、电话接听72

三、电话拨打73

第二节 部件收发74

一、信件收进74

二、信件发出76

第三节 现代通讯事务77

一、计算机网络通讯77

二、传真及电传77

第三章 上司日程管理事务80

第一节 上司日程管理的基本原则80

一、工作效率与领导健康相兼顾的原则80

二、长期计划与短期安排相结合的原则81

三、适当保密的原则82

四、事先确认的原则83

第二节 上司日程表的编排83

一、上司日程表的种类与样式83

二、日程表编排注意事项85

第三节 订约事宜87

一、邀请与回复87

二、约会注意事项88

第四章 接待事务89

第一节 待客之道89

一、基本态度89

二、交往礼节90

三、适宜环境91

一、迎接92

第二节 接待方法92

三、茶点93

二、引导93

五、特殊事项94

四、送客94

一、制订差旅日程表97

第五章 差旅事务97

第一节 出差准备97

二、准备相应文件资料与物品99

三、留守时的工作99

第二节 差旅行程100

一、订票与购票100

二、途中101

三、抵达101

四、返回102

第三节 出国旅行103

一、办理护照和签证,实施相应免疫措施103

二、了解与熟悉东道国的礼节 、风俗与工作习惯105

第六章 会议事务108

一、会议的涵义和作用108

第一节 会议概述108

三、会议的种类及其特点109

第二节 会议计划与筹备113

一、会议的计划113

二、会议的筹备117

第三节 会议期间的任务122

一、会议正式开始之前的工作122

二、会议正式开始之后的工作123

第四节 会议结束之后的事务124

一、清场工作124

二、文字工作124

三、其他工作125

附1、会议记录样式(摘要性记录)125

附2、会议纪要的样式(指令性会议纪要)126

第七章 办公室资料收集与整理事务128

一、办公室资料收集的主要内容128

第一节 办公室资料收集要略128

二、办公室资料收集的主要渠道129

三、办公室资料收集的方法130

第二节 办公室资料处理要略132

一、办公室资料处理的一般程序132

二、办公室资料处理的特定形式134

第三节 办公室数据资料处理方法136

一、采用编辑法使数据资料形象化、生动化136

二、采用图表法显示数据的涵义和数据间的比较关系137

写作篇145

第一章商务秘书写作概述145

第一节 商务秘书写作机理145

第二节 商务文书制作要略148

一、商务文书的格式148

二、商务文书制作要求150

第一节 计划154

一、计划的概念与种类154

第二章 管理类文书154

二、计划的特性与制订计划的要求155

三、计划的写法157

四、例文159

第二节 请示与报告162

二、格式与要素163

三、注意事项164

四、例文165

第三节 总结167

一、总结的概念与种类167

二、总结的性质和要求167

三、总结的写法169

四、例文170

第三章 商务类文书176

第一节 条据176

一、便条176

二、单据178

第二节 商务书信180

一、商务书信的性质180

二、商务书信的写作要求181

三、商务书信的结构与写法182

四、例文182

第三节 商务启事184

一、商务启事的种类与特点184

二、商务启事的格式与要素186

三、商务启事注意事项187

四、例文188

一、经济合同的概念和种类189

第四节 经济合同189

二、经济合同的性质与要求191

三、经济合同的写法194

四、经济合同的实例196

第五节 商业广告199

一、商业广告的概念与种类199

二、商业广告的特性200

三、商业广告的制作要求200

四、商业广告的结构与写法201

五、商业广告例文203

六、广告的格式204

第四章 礼仪类文书206

第一节 邀请类信函206

一、请约信206

二、邀请信207

四、谢绝函208

三、应邀函208

第二节 迎送类词语209

第三节 其他礼仪类信函211

一、请柬211

二、聘书212

信息篇217

第一章文书信息处理217

第一节 文书、公文与文件信息217

一、公务文书分类信息218

二、公务文书处理程序221

三、公务文书转送、密封及交接凭证224

第二节 企业管理类文件信息的分类225

一、行政管理类信息分类225

二、经营管理类信息分类228

三、生产技术管理类信息分类237

二、企业产品类信息分类239

第三节 企业科技类文件的信息分类239

一、科学研究类信息分类239

三、基本建设类信息分类240

四、设备仪器类信息分类241

第四节 文书信息立卷技术242

一、文书信息立卷标准242

二、企业案卷排列技术246

第二章 档案信息处理249

第一节 档案信息的类别249

一、秘书信息档案249

二、公司相关信息档案254

第二节 档案信息著录技术258

一、档案信息著录项目259

二、档案信息著录项目涵义260

三、档案信息著录格式265

四、档案信息著录的级次及文字266

第三节 档案信息鉴定267

一、档案信息鉴定方法267

二、档案材料保管期限271

三、档案文件归档范围276

第四节 档案信息检索方法280

一、档案材料编号及分类方式280

二、档案信息检索工具288

第三章 文献信息检索300

第一节 分类检索知识300

一、《中国档案分类法》300

二、《中国图书馆图书分类法》310

三、国内外标准书号311

四、企业文献信息分类检索312

一、主题情报检索词典318

第二节 主题检索知识318

二、参照系统网络321

三、主题词标引方式324

第三节 秘书常用资料检索327

一、秘书常用资料的类别328

二、文献信息资料检索329

三、公司常用文书写作资料检索335

第四节 信息资料字序检索方法338

一、形序编号法338

二、音序编号法340

三、汉语拼音主题词排序342

第五节 资料信息自动化检索343

一、自动化检索的服务方式343

二、自动化检索基础须知345

三、计算机检索资料档347

四、缩微资料检索系统348

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