《秘书工作要诀》

原著序1

一 一位称职的秘书——工作中应注意的事项3

1 掌握正确的工作方法11

2 传达事物要婉转巧妙11

　 3 行动要机敏11

4 给客人留下好印象11

二 按照工作的基本程序行事11

1 计划17

　 2 实行17

　 3 检验17

三　工作计划的制订与管理17

　 5 领导同意23

　 7 预订计划变更23

　 6　有关步骤23

四　接待访客的基本礼仪23

　 3 制作方式23

　 2 计划表的种类23

1 计划表的管理23

　 4 记载方式23

5 会谈时的工作31

五　打电话时的态度与应对31

8　安置临时访客31

6　送别访客31

7 整理会客室31

4 引导方式31

3 出迎来宾31

2 会客室里再核对31

1 核对计划表31

六　上班前的准备工作49

18 要善于运用电话49

17　挂断电话前的再见语49

16　拨错电话时49

15　有关单位业务时49

14　不清楚对方的意图时49

13 通话中对方情绪激动时49

12　在电话中辩明对方身份49

11 电话应答方式49

9 领导外出时的电话应对49

8 领导有访客时的电话应对49

7 领导开会时的电话应对49

6 请对方等候49

5 传电话给领导49

4 紧急事件摘录重点49

3　自我介绍的方式49

2 电话联系前的准备49

1 一般情况下49

10　传话49

1 整理办公室53

2 信件的分类与整理53

3 领导抵达前53

4 领导抵达后53

七　领导下班时53

3 重要文件的归档与保存55

八　领导出差时55

4 送行55

1 车辆的调度55

2 确定第二天的工作安排55

7 出差前的事务处理61

九　接到指示或命令时61

12 出差费用的核计61

11 填写报告61

10 出迎61

9 出差期间的工作61

8 出差当天的工作61

6 携带用品的准备61

5 住宿的安排61

4 车票的订购61

3 制定日程表的注意事项61

2 日程表的制定61

1 工作表的制定61

十　报告——秘书的基本工作之一65

7 接到其他部门领导的指示时65

6 无法马上办理时65

5 有疑问或意见时65

4 复述指示、命令的要点65

2 指示或命令要听完全65

1 领导呼唤时65

3 边听边摘要记录65

1 报告的基本程序67

2 报告的结论67

3 报告的事项67

4 报告完毕时67

十一　注意事项——秘书工作的基本要求67

1 发现错误时71

2 接受批评时71

十二　便条纸的使用71

1 便条纸的使用方法75

2 便条纸的书写方式75

3 便条纸的效用75

十三 会议的安排与准备75

3 会后整理79

十四　会议的有关资料处理79

1 会前准备79

2 会议进行中79

6　资料须在会议当天分配83

十五　业务文件的整理83

9　议程表的保管83

7 会议记录的整理83

8 议程表的分发83

5 会议资料的保管83

4 重要资料的影印83

3 会议程序表的制订83

2 确定会议议题的职能部门83

1　会议预定的联系83

1 内容要简洁、明确89

2 业务文件以一份为主89

3　文件的影印89

4 确定文件管理的负责人89

5 健全发送文件的制度89

6　附记89

十六　档案系统89

6 档案系统的用语95

7 档案系统的要点95

5　分类方法95

十七　邮件的处理95

1 为何需要档案系统95

4 档案系统的用具95

3 档案系统的流程95

2 档案系统的保管95

1 处理邮件的种类101

2 信件开封的方法与处理的重点101

3　遇有损毁情况时101

4 必须回信的邮件101

5 记入工作表内101

十八　有关名片的整理方式101

1 基本名片的整理105

2 整理名片的用具105

3 名片的分类法105

4 名片的保管方式105

十九　剪报的整理105

二十　有价证券的基本知识107

2 剪报的整理107

1 剪报时107

1 支票111

2 期票111

3 汇票111

4 活期帐户111

5 票据交换所111

6 付款111

7 退票111

二十一　单位印章的保管111

1 重要印章113

2 普通印章113

3 负责人印章113

4 单位常用印章113

5 银行印章113

6 单位印章的使用规定113

二十二　秘书的自身修养113