《表1 高校人事档案利用人员情况表》

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《提高高校人事档案管理信息化路径选择》

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到档案室翻阅纸质档案，摘抄相关信息和复印部分档案是当前高校利用人事档案的常用方式。通过调查某高校利用人事档案的人员数据显示（详见“表1”），高校职能部门人员占需要查阅档案人员总数的75%，其中包括人事部门、组织部门、外交部门、办公室、教务部门等，另外教师、社会其他机构人员占需要查阅档案人员总数的25%，由于不同的人员查阅人事档案的目的和用途不同，同样的信息经常会重复查找，出现同一份人事档案翻阅多次的现象，这种利用档案的方式费时费劲效率低，还会损坏原始的纸质档案材料。高校人事档案的利用率很高，日常工作中要经常查阅，特别是在每年职称评定、工资调整时；在岗位竞聘需要确认工作年限、职称等信息时；在报考博士需要确认或复印成绩单等情况，有时要多次翻阅人事档案，加上反复拆装，都会损坏纸质档案材料。档案管理信息化的实现，各种信息都可以通过计算机数据库查询，无需翻阅纸质档案，很大程度上延长了人事档案材料的寿命。