《表1 ISO 15489-1两个版本的结构比较》

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《关于文件管理国际标准ISO 115489《信息与文献—文件管理》更新之处的思考》

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根据ISO官网的介绍，ISO 15489-1:2016的主要内容是为制度（policy）、系统（system）和流程（process）等三个方面的设计、实施和管理提供概念和原则，[5]由此揭示了文件档案管理工作的三大主要内容：制度建设、系统建设和业务流程运作。这是对ISO 15489-1:2001中关于机构内文件管理六大内容的概括，包括“制定制度和标准，分配职责和权限，制定并公布程序和指南，提供与文件管理和利用相关的服务，设计、实施并监管文件管理的专门系统，实现文件管理与业务系统和业务过程的集成”；也和我国学者提出的“电子文件管理主要包括支撑层、系统层和业务层三个层次的工作”[6]不谋而合。ISO 15489-1:2016在内容结构方面的设置也与上述内容概括保持了一致，它将监控、评估、培训等在2001版本中独立的章节内容并入“制度和职责”一章之中，并将该章和“鉴定（其主体工作可以理解为文件管理决策分析，详见本文章节“三（一）”——笔者注）”“文件管控规则”等带有总体性、控制性的内容依次并列，置于文件管理流程一章之前。而在2001年版本中，文件管控规则（records control）和文件管理流程是在一起阐述的。通过表1可以看出，经过结构调整的2016版本结构更为清晰，内容更为聚焦。