《中等职业技术学校系列教材 秘书工作实务》

第一章做一个合格的秘书1

第一节秘书工作的宗旨和职能1

一、服务是秘书工作的根本宗旨1

二、秘书工作的两个基本职能：办事和参谋3

第二节秘书的三级目标5

一、初级目标：做好助手5

二、中级目标：助手兼参谋6

三、最高目标：集助手、参谋、诤友于一身7

第三节秘书的基本素养与技能8

一、要能力强，会办事8

二、要脑子灵，善出点子8

三、要知识广，资料多9

四、要笔杆硬，可立马千言9

五、要懂外文，能兼做译员10

六、要技术精，力争多会几门10

七、要人缘好，广交朋友11

八、要品德好，廉洁守纪12

第二章秘书的情怀14

第一节秘书情怀的表现14

一、高尚的思想境界14

二、正确对待表彰和批评16

三、要有“慎独”精神16

第二节秘书情怀的培养17

一、道德情操修养17

二、心理素质修养19

三、思想作风修养21

第三节体现秘书情怀的思想境界和座右铭22

一、应该向之努力的修养境界22

二、表现秘书情怀和追求的座右铭选录23

第三章秘书的形象25

第一节秘书的仪表和着装25

一、秘书仪表和着装的原则25

二、秘书的着装艺术27

第二节秘书的化妆和首饰29

一、秘书的化妆和发型29

二、秘书的首饰31

第三节秘书的举止和表情32

一、秘书的举止32

二、秘书的表情34

第四节秘书的谈吐和言辞35

一、秘书的谈吐艺术36

二、秘书谈话的礼节和礼貌用语37

第四章秘书社交礼仪39

第一节见面与介绍39

一、见面礼节39

二、介绍礼节42

第二节名片与请柬44

一、名片44

二、请柬45

三、名片、请柬的管理46

第三节迎送与拜访47

一、迎接礼节48

二、拜访礼节49

三、客人来访期间的主要活动安排50

四、送别礼节53

第四节宴会与舞会53

一、常见的公务宴请及组织工作54

二、席位及桌次安排56

三、赴宴礼节和餐具的使用56

四、舞会中的礼节59

第五章秘书处理人际关系的原则和技巧61

第一节处理好同公众的关系61

一、树立公共关系观念62

二、处理好公众关系的素质和技巧62

第二节处理好与同事关系66

一、处理好同事关系五原则66

二、处理好同事关系的方式方法67

第三节处理好同领导的关系71

一、做好服务，忠于职守71

二、适应领导，搞好协调73

三、尊重领导，忠于领导75

四、忍受委屈，自尊自爱77

第六章使用电话、电报的知识和技巧79

第一节接打电话的方法79

一、接打电话前的准备79

二、接打电话的技巧80

三、接打电话的礼节82

第二节电话内容的处理84

一、电话内容的记录84

二、电话内容的处理85

第三节发电报的知识和方法86

一、电报挂号86

二、电报使用的语言、文字、符号86

三、电报的写法87

四、电报的交发手续89

第四节几种常用的礼仪电报90

一、喜庆贺电90

二、祝寿电91

三、慰问电91

四、感谢电92

五、致敬电92

六、唁电93

第七章办理文书94

第一节收文办理95

一、收文传递95

二、签收95

三、登记97

四、分发98

五、拟办99

六、批办99

七、承办100

八、催办101

九、查办101

十、立卷归档102

十一、销毁102

第二节发文办理102

一、拟稿102

二、审核103

三、签发104

四、缮印104

五、校对104

六、用印105

七、登记105

八、分发105

九、立卷106

十、归档106

十一、销毁106

第三节公文的发送106

一、公文发送前的准备工作107

二、邮政寄递108

三、直接投递109

四、机要交通寄递110

第八章会务工作114

第一节会前准备工作114

一、制发会议通知和准备文件材料114

二、选定会址和布置会场116

三、后勤服务的安排118

第二节会间工作119

一、会议报到、签到119

二、会议记录和会议简报120

三、会议文件材料的分发120

四、会间服务和调度121

五、后勤保障服务和文化生活122

六、其他服务工作122

第三节会后工作123

一、清退文件123

二、搞好离会工作123

三、起草会议纪要124

四、新闻报道124

五、会议总结125

第九章社会调查126

第一节抽样调查126

一、抽样调查的特点126

二、抽样调查的抽样方法129

三、抽样调查的应用132

第二节问卷调查138

一、问卷调查的特点138

二、问卷的类型和结构139

三、问卷调查的应用142

附：调查问卷示例147

第十章管理印章、介绍信和值班151

第一节管理印章151

一、印章种类和式样151

二、印章的保管和使用规则153

第二节管理介绍信157

一、介绍信的种类157

二、写介绍信的要求158

三、介绍信的管理及使用159

第三节值班工作160

一、值班组织形式160

二、值班的工作任务161

三、值班工作的准备162

四、值班记录166

五、突发事件的处理167

六、值班注意事项169

第十一章上下班工作、日程和出差172

第一节上下班工作172

一、提前上班做好准备工作172

二、认真办事做好事务工作174

三、下班前后要做的事178

第二节日程安排180

一、安排机关工作日程180

二、安排领导活动日程180

三、安排秘书工作的日程185

第三节出差187

一、领导出差的准备187

二、随同领导出差191

三、领导出差归来193

第十二章接受指示和听取汇报196

第一节接受和传达指示196

一、听请和记准197

二、传达和实施198

三、请示和解释199

四、督促和反馈200

第二节听汇报，写简报201

一、听汇报的几个具体问题201

二、写简报的基本要求205

第十三章秘书必备资料和秘书学习211

第一节必备的资料211

一、秘书部门必备的资料211

二、秘书个人需要积累的资料213

第二节资料的收集214

一、资料的收集214

二、收集资料应注意的问题215

第三节资料的整理和利用216

一、资料的整理216

二、资料的利用218

第四节几种资料的编写218

一、大事记的编写218

二、组织沿革的编写220

三、基础数字汇编220

第五节秘书学习的内容221

一、基础知识222

二、专业知识222

三、相关知识223

第六节秘书学习的方法224

一、有计划地学习224

二、认真读书学习224

三、在工作中学习226

四、勤敏持恒地学习226

第十四章秘书办事参谋实例评析228

一、杨秘书依法缓解矛盾228

二、张秘书的两种方案230

三、怎样对待失业者的叫闹232

四、谢秘书处理交通事故234

五、李秘书的教训235

六、冉秘书对一次接待工作的思索236

七、冯秘书先甜后苦的教训238

八、于秘书砸锅的教训239

第十五章台港书信、函电用语知识241

第一节称谓和惯用语241

一、尊长241

二、文人、教师242

三、同辈人和同事243

四、青年、晚辈243

第二节承接用语243

一、对尊长、上司244

二、在单位之间和对平辈244

三、表示收悉的惯用语244

第三节祝颂语、署名和信封用语245

一、对尊长、上司245

二、对平行单位的公务信函245

三、对教师、编辑人员246

四、对平辈246

五、对夫妻246

六、其他问候用语246

七、署名后的惯用语247

八、补叙、附言习惯用语247

九、信封上的称谓用语248

第四节其他尊称、敬词、谦语和惯用语248

一、尊称、敬词和谦语248

二、经办用语250

三、请求用语250

四、其他惯用词语252

第十六章秘书求职应试知识255

第一节针对要求，备足个人资料256

一、看清招聘条件256

二、力求了解专业知识257

三、复制好个人材料258

四、撰写好自荐书260

五、牢记自荐内容261

六、集中时间训练技能和特别要求261

第二节注意礼节，面试灵活261

一、注意小节，显示自己有修养262

二、注意听话和说话263

第三节面试结束，不忘联络264

一、写一封感谢信265

二、寄明信片及自己的小制作265

三、注意事项266

参考书目268

后记271