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第1章Access操作环境介绍1

目 录1

1.1 Access的启动与退出2

1.1.1 启动Access——建立新数据库2

1.1.2 退出Access4

1.2Access的环境5

1.2.1 启动Access——打开已有数据库文件5

1.2.2数据库窗口8

1.2.3 Access主窗口9

1.3 数据库的六大元件11

1.3.1 表（Table）11

1.3.2查询（Query）11

1.3.3 窗体（Form）11

1.3.4报表（Report）12

1.4.1选择菜单命令13

1.4.2快捷菜单13

1.4 命令的基本操作13

1.3.5宏（Macro）与模块（Module）13

1.4.3 工具栏14

1.5取得帮助15

1.5.1 Office助手15

1.5.2 联机帮助17

1.5.3索引20

1.5.4快速取得帮助的方法22

1.5.5对话框的提示按钮22

1.5.6随传随到助手——F1键23

第2章建立表24

2.1 数据的种类24

2.2 建立表24

2.2.1 启动及关闭表设计视图24

2.2.2 准备动作——决定所要存放的数据26

2.2.3 定义字段27

2.3 设定表的字段属性29

2.3.1 修改日期字段的属性29

2.3.2 修改客户名称、书籍名称字段的属性30

2.3.4修改数量字段的属性31

2.3.3修改单价字段的属性31

2.3.5修改是否付款字段的属性32

2.4设定表的索引字段32

2.4.1什么是索引32

2.4.2设定索引33

2.4.3设定主索引（Primary Key）34

2.4.4 查看目前设定了哪些索引35

2.4.5 将设计好的表保存起来36

2.5.1修改字段的名称及属性37

2.5更改表结构37

2.5.2插入新字段38

2.5.3移动字段顺序39

2.5.4删除字段40

第3章表视图的操作41

3.1 什么是表视图41

3.2在表视图中新增、更改、删除数据43

3.2.1新增记录：Append43

3.2.2更改记录：Update45

3.2.3删除记录：Delete47

3.2.4关闭数据表视图50

3.3数据表视图的基本操作52

3.3.1 移动记录53

3.3.2移动光标53

3.3.3选取多笔记录55

3.3.4选取一个或多个字段55

3.4 调整行高与列宽55

3.4.2调整列宽56

3.4.1调整行高56

3.5移动字段57

3.6冻结字段58

3.7隐藏字段59

3.8 改变单元格的外观61

3.9 改变单元格文字的字体及颜色62

3.1 0保存在表视图中所做的设定63

第4章查找、替换、排序与筛选数据64

4.1 数据的查找64

4.2数据的替换66

4.3 数据的排序67

4.4 多字段的数据排序69

4.5使排序功能生效或失效71

4.6按选定内容筛选72

4.7使筛选功能生效或失效73

4.7.1连续设定多个筛选条件74

4.7.2删除筛选设定74

4.8一次选取多个字段进行筛选75

4.9.1建立“或”的筛选条件76

4.9按窗体筛选76

4.9.2建立多个“或”的筛选条件77

4.9.3删除筛选条件78

4.9.4使用快捷菜单筛选数据79

4.10查看或修改筛选设定79

第5章建立美观的数据输入窗体81

5.1 利用“窗体向导”为表建立窗体元件81

5.1.1窗体向导81

5.1.2 使用窗体向导83

5.2.2 移动光标87

5.2窗体视图的操作87

5.2.1 移动记录87

5.3 窗体视图的三种视图模式88

5.3.1 窗体设计视图88

5.3.2 窗体的数据表视图89

5.4窗体视图的查找、替换、排序和筛选89

5.4.1 数据的查找与替换89

5.4.2 记录的排序90

5.4.3 记录的筛选91

5.5 备注字段的操作93

5.6 Access的“自动产生窗体”向导94

5.7 Access的“自动产生窗体”功能96

第6章将数据打印出来98

6.1 打印表的内容98

6.1.1 调整数据表的内容99

6.1.2调整数据表的外观100

6.1.3 页面设置102

6.1.4打印出来103

6.2 Access的“打印预览”功能104

6.3 以“窗体”视窗的格式打印数据105

6.4利用“报表向导”来建立报表元件107

6.5如何看懂报表的结构110

6.6使用“自动报表”向导112

6.7 使用“自动报表”来快速建立报表114

6.8在数据库视窗中启动打印功能115

6.8.1 表的打印或打印预览116

6.8.2 窗体的打印或打印预览116

6.8.3报表的打印或打印预览117

第7章建立关系式数据库118

7.1 收集完整的数据集并转成字段118

7.1.1 收集必要而完整的数据项118

7.1.2 将数据项转成表的字段118

7.2 设计不佳的表会造成什么问题119

7.3 表的分割120

7.3.1 分割“与主索引无关”的字段120

7.3.2 分割“字段值一再重复”的字段121

7.4 认识关系式数据库122

7.5数据关系的种类124

7.5.1 一对多关系124

7.5.2 一对一关系124

7.6使用“表分析向导”来分析或分割当前表126

7.6.1 “表分析向导”有哪些功能126

7.6.2 如何分割“书籍订单”表126

7.6.3 使用“表分析向导”126

7.7 自行分割数据库136

7.7.1 复制表137

7.7.2删除重复的字段138

7.7.3 查看结果140

第8章 关系数据库的灵魂——查询142

8.1什么是查询143

8.1.1 单一表的查询143

8.1.2 多个表的查询144

8.2 查询…来的数据的用途145

8.3以手动方式建立查询145

8.3.1 建立单一表的查询145

8.3.2 建立多表的查询149

8.4.1 数据的参照完整性152

8.4何谓表间的“永久性关系”152

8.4.2 如何维护数据的参照完整性153

8.5 “查阅字段”及“查阅向导”153

8.5.1查阅字段153

8.5.2 使用查阅向导来建立查阅字段154

8.5.3查看查阅字段157

8.5.4在订单细目中设定查阅字段158

8.6.1 建立新的永久性关系161

8.6在“数据库关系图”视图中设定永久性关系161

8.6.2修改关系设定164

8.6.3删除表及关系165

8.6.4加入新的表或查询166

8.6.5隐藏表167

8.6.6关闭数据库关系图169

8.7 设定永久性关系后的效果169

第9章应用高级查询172

9.1 使用“简单查询向导”172

9.2 在查询中建立“计算字段”174

9.3 替查询的字段取“别名”176

9.4 表达式的使用技巧177

9.4.1 表达式的构造177

9.4.2表达式的使用178

9.4.3表达式建立助手178

9.5 以“简单查询向导”进行统计分析182

9.5.1 “统计分析查询”和一般查询184

9.5.2组函数186

9.5.3 在组查询中设定排序、筛选条件187

9.6 建立参数式的查询188

9.7 建立“交叉表查询”190

9.8 “交叉表查询”的高级应用193

第10章表的高级设计196

10.1 在书籍表中加入“图片”字段196

10.1.1什么是OLE 对象196

10.1.2 建立 OLE字段196

10.1.3输入照片197

10.2 高级的字段属性设定199

10.1.4修改照片的内容199

10.1.5更换照片199

10.2.1 “字段大小”属性200

10.2.2“格式”属性200

10.2.3 “小数点位数”属性201

10.2.4“标题”属性202

10.2.5 “默认值”属性202

10.2.6 “必须有数据”属性202

10.2.7 “允许零长度字符串”属性202

10.3.1什么是“输入掩码”203

10.2.8其他属性203

10.3设定“输入掩码”203

10.3.2设定“输入掩码”204

10.4保证字段数据的正确性207

10.5保证整笔记录的正确性209

10.6设定“查阅”选项卡的属性210

10.6.1 “显示控件”属性210

10.6.2 “数据来源类型”及“数据来源”属性211

10.6.4 “列数”属性213

10.6.3 “结合字段”属性213

10.6.5 “列标头”属性214

10.6.6 “列宽”属性214

10.6.7列表行数215

10.6.8列表宽度215

10.6.9限制在列表内215

第11章使用向导设计丰富的窗体216

11.1建立包含图片字段的窗体216

11.2建立包含两个表的窗体221

11.3 建立包含“子窗体”的窗体224

1 1.3.1 在包含子窗体的窗体中编辑数据228

1 1.3.2在订单中新增细目数据229

11.3.3 子窗体本身是一个独立的元件230

11.4建立两个表的链接窗体231

11.5设计图表式的窗体233

第12章窗体的高级设计241

12.1 对象241

12.2.1选取单一对象242

12.2对象的选取及操作技巧242

12.2.2选取多个对象244

12.2.3改变选取对象的外观246

12.2.4复制对象格式247

12.3对象的属性247

12.4将对象加入窗体中251

12.4.1 工具箱中的对象252

12.4.2将控制元件加入窗体中252

12.4.3将控制元件与字段结合253

12.5.1数据选项卡254

12.5设定窗体本身的属性254

12.5.2格式选项卡257

12.5.3事件选项卡258

12.5.4其他选项卡258

12.5.5全部选项卡259

12.6 “视图”菜单259

12.6.1 “字段列表”视图259

12.6.2窗体页眉／窗体页脚、页眉／页脚260

12.6.3设定Tab键的顺序261

12.7修改“书籍”窗体的设计262

12.7.1 修改结合对象框的属性262

12.7.2在窗体首中加入商标图案及公司名称263

第1 3章设计美观实用的报表266

13.1建立“客户采购”报表266

13.2在设计视图中查看报表的结构269

13.3修改报表中的各项设定271

13.3.1 隐藏重复的字段值273

13.3.2在报表中加线、加框274

13.3.3如何让同一群组的资料不分页275

13.4加入计算字段276

13.4.1加入第一个计算字段278

13.4.2加入第二个计算字段280

13.4.3加入第三、第四个字段282

13.5打印日期及页码283

13.6在报表中使用查询参数284

13.7打印邮寄标签286

14.1 表的导出及导入291

第14章Access与其他软件的数据交换291

14.1.1表的导出292

14.1.2表的导入293

14.2套用Word的邮件合并功能297

14.3链接外部的表299

14.3.1 新建一个空白的数据库300

14.3.2链接表301

14.4将报表输出成Word或Excel文件302

15.1.1 在表中建立超级链接字段304

第15章Access在Internet上的应用304

15.1使用“超级链接”304

15.1.2在超线链接字段中输入位置数据305

15.1.3输入超级链接的其他方法306

15.1.4编辑超级链接字段306

15.1.5在窗体中使用超级链接308

15.2将Access的数据输出到HTML中308

15.3从HTML文件中导入或链接数据314

15.3.1导入HTML文件成为表314

15.3.2链接HTML文件到数据库内317

第16章Access的宏（Macro）321

16.1认识Access的宏321

16.1.1什么是宏321

16.1.2打开Access的宏视图321

16.2建立第一个宏322

16.2.1建立宏322

16.2.2执行宏323

16.3建立宏的按钮324

16.4执行一连串的宏327

16.5带条件的宏330

16.6 Access的宏命令说明332

16.6.1 有关打开／关闭数据库对象的宏命令333

16.6.2 有关执行数据库对象的宏命令333

16.6.3控制与执行宏的宏命令333

16.6.4查找数据的宏命令334

16.6.5 视图大小与信息控制334

16.6.6菜单与工具栏335

16.6.7 有关对象与数据输出、输入的宏命令335