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目 录1

第1部分快速入门1

简介2

文件夹和文件夹项目2

Outlook和服务器3

第1章入门3

1.1启动Microsoft Outlook3

1.2 登录3

1.3退下并离开——退出Outlook5

1.4开发您的配置文件5

1.4.1创建配置文件6

1.4.2更新配置文件8

1.4.3使用不同的配置文件12

1.4.4删除配置文件13

Outlook的安装选项14

第2章进入Outlook15

2.1使用Outlook面板15

2.1.1 Outlook快捷方式组16

2.1.2“自定义快捷方式”组22

2.1.3“其他快捷方式”组22

2.2 自定义“Outlook面板”24

2.2.1打开和关闭“Outlook面板”25

2.2.2改变“Outlook面板”中图标的大小25

2.2.3在“Outlook面板”中添加文件夹25

2.2.4从“Outlook面板”中删除文件夹图标26

2.2.5重命名“Outlook面板”中的文件夹图标26

2.2.8删除“Outlook面板”中的组27

2.2.6在“Outlook面板”中添加组27

2.2.7重命名“Outlook面板”中的组27

2.3 自定义Outlook窗口28

2.3.1 显示“预览窗格”28

2.3.2显示文件夹列表29

2.3.3显示状态栏30

2.3.4改变列表宽度30

2.4使用工具栏31

2.4.1显示和移动工具栏31

2.4.2 自定义工具栏和菜单32

2.4.3创建新工具栏36

2.5 从Outlook助理程序获得帮助36

2.5.1 规则向导37

2.5.2外出时的助理程序41

第3章设置Outlook选项45

3.1访问Outlook选项45

3.2使用“首选参数”选项卡46

3.2.1设置电子邮件选项46

3.2.2设置日历选项52

3.2.3设置任务选项55

3.2.4设置日记选项55

3.2.5设置便笺选项57

3.3使用“邮件服务”选项卡57

3.3.1 选择启动配置文件57

3.3.2设置邮件选项58

3.3.3 同步处理文件夹58

3.4使用“邮件格式”选项卡59

3.4.2选择信纸与字体60

3.4.1选择邮件格式60

3.4.3 附加签名61

3.5使用“Internet电子邮件”选项卡61

3.6使用“拼写检查”选项卡62

3.6.1使用自定义字典64

3.7使用“代理”选项卡64

3.7.1添加代理65

3.7.2删除代理66

3.7.3授予权限66

3.7.4设置代理属性66

3.7.5只给您的代理发送要求66

3.8使用“安全”选项卡67

3.8.1获取数字标识68

3.8.2更改安全设置69

3.8.3安全内容70

3.8.4引入与导出数字标识71

3.8.5要保存您的证书，请执行以下步骤72

3.8.6使用安全性72

3.9使用“其他”选项卡73

3.9.1设置常规选项74

3.9.2设置高级选项74

3.93设置“预览窗格”选项81

第2部分电子邮件83

第4章交换邮件和传真85

4.1使用邮件窗口86

4.1.1标准邮件表格86

4.2发送邮件87

4.2.1创建新邮件87

4.1.2 WordMail邮件87

4.2.2发送邮件90

4.2.3发送名片94

4.2.4编排文本格式96

4.2.5添加图片和背景97

4.2.6使用信纸98

4.2.7创建信纸99

4.2.8设置邮件选项101

4.2.9设置邮件属性106

4.2.10标志邮件106

4.2.11 按附件发送文件107

4.2.12添加链接107

4.2.13 附加邮件109

4.3 阅读邮件110

43.1 阅读安全邮件111

4.3.2使用链接113

4.3.3从远端接收邮件113

4.4答复邮件113

4.4.1通过投票按钮答复114

4.4.2答复邮件标志114

4.5转发邮件115

4.6在文件中保存邮件116

4.7保存邮件附件116

4.7.1 从邮件列表保存附件116

4.7.2从邮件窗口保存附件118

4.8管理垃圾邮件118

4.8.1 引导垃圾和成人内容邮件119

4.8.2管理垃圾和成人内容发件人列表120

4.9关于传真的介绍121

4.9.1设置传真选项121

4.9.2发送传真129

4.93接收传真132

第5章谈谈通讯簿135

5.1打开通讯簿135

5.2切换通讯簿136

5.3 查找某人137

5.4添加某人138

5.4.1 Internet编码方法140

5.5使用个人通讯组列表141

5.5.1创建个人通讯组列表141

5.5.2编辑个人通讯组列表143

5.5.3删除个人通讯组列表143

5.5.4重命名个人通讯组列表144

6.1 安装Outlook Express145

第6章使用Outlook Express145

6.2运行Outlook Express147

6.3使用Outlook Express通讯簿149

6.3.1 设置分组151

6.4发送邮件151

6.4.1 确信邮件已经发送152

6.4.2键入电子邮件地址154

6.4.3添加签名155

6.4.4创建名片156

6.5编排邮件格式157

6.5.1修改默认的字体157

6.5.2使用信纸158

6.6将“其他成员”添加到邮件中160

6.6 2在邮件中包含链接161

6.6.3 发送附件161

6.6.1添加文件中的文本161

6.7 获得邮件162

6.7.1阅读邮件162

6.7.2保存附件163

6.7.3 阅读名片164

6.8回复和转发邮件165

6.9设置邮件安全165

6.9.1 安全区域165

6.9.2数字标识166

6.9.3发送和接收加密邮件169

6.10设置帐号170

6.10.1改变帐号设置170

6.10.2添加新的邮件帐号171

6.10.3用多个帐号发送邮件172

6.1 1设置邮件选项173

6.12使用电子邮件目录179

6.12.1 查找用户180

6.13使用文件夹181

6.13.1 使用文件夹中的邮件182

6.13.2在邮件服务器上保留邮件183

6.14使用收件箱助理来组织信息184

6.15 自定义Outlook Express窗口185

6.15.1查看已读和未读的邮件185

6.15.2使用列186

6.15.3排序和分组邮件187

6.15.4改变窗格尺寸187

6.15.5使用工具栏188

6.15.6改变窗口布局189

7.1.1启动“Internet连接向导”191

7.1设置新闻组191

第7章使用新闻组通信191

7.1.2完成“Internet连接向导”192

7.2下载新闻组194

7.2.1预订新闻组195

7.3接收新闻组邮件197

7.3.1下载邮件标题197

7.3.2阅读邮件199

7.3.3使用邮件线索199

7.3.4下载邮件200

7.4投递新闻组邮件205

第8章为远程工作设置Outlook207

8.1仅在联机时设置远程工作208

8.2联机和脱机时设置远程工作210

8.2.1设置脱机文件夹文件211

8.2.2下载脱机通讯簿212

8.2.3使用公用文件夹远程工作213

8.2.4为脱机工作指定文件夹214

8.2.5筛选脱机工作文件夹215

8.2.6同步处理文件夹216

8.3设置远程邮件和脱机工作217

8.3.1将个人文件夹添加到配置文件218

8.3.2设置“远程邮件”连接219

8.3.3设置“远程邮件”选项220

8.4设置电话卡拨号223

8.4.1添加新电话卡224

第9章使用Outlook远程工作227

9.1运行Outlook进行远程工作——只在联机时228

9.2.1将项目移动到其他文件夹229

9.2运行Outlook进行远程工作——联机和脱机229

9.3运行远程邮件230

9.3.1 中断远程邮件连接230

9.3.2使用远程邮件231

9.3.4标记邮件以便下载232

9.3.5在远程工作时删除邮件233

9.4从远程计算机发送邮件233

第3部分安排您的时间和任务235

第10章查看日历237

10.1使用“日历”文件夹窗口237

10.1.1 显示时间237

10.1.2约会238

10.1.3 日期选择区239

10.1.4任务板240

10.2.2“工作周”视图241

10.2设置显示的天数241

10.2.1“天”视图241

10.2.3“周”视图242

10.2.4“月”视图243

10.3获得日期244

10.3.1使用日期选择区244

10.3.2使用“转到日期”命令245

10.3.3转到今日246

10.4选择日期247

10.4.1 在日历中选择日期247

10.4.2在“日期选择区”中选择日期247

10.5调整日历的显示方式248

10.5.1 隐藏和恢复任务板248

10.6调节“任务板”249

10.6.1选择“任务板”视图249

10.5.2隐藏和恢复“日期选择区”249

10.6.2“包括无预定日期的任务”252

10.6.3设置“任务板”部分252

10.7查看“日历”的其他方法253

10.7.1 带自动预览的天／周／月视图253

10.7.2“当前约会”视图253

10.7.3“事件”视图253

10.7.4“年度事件”视图254

10.7.5“定期约会”视图254

10.7.6“按类别”视图254

第11章安排约会、会议和事件257

11.1建立日历项目257

11.1.1快速建立日历项目258

11.1.2安排会议260

11.2更改日历项目263

11.2.1更改时间264

1 1.2.2设置提醒265

11.2.3为日历项目分类266

11.2.4描述您的可行性266

1 1.2.5为项目添加附件266

11.2.6编排邮件格式269

11.2.7保持项目私有269

11.2.8更改邀请269

11.2.9创建定期项目270

11.2.10调整日历项目属性274

11.3 删除日历项目275

11.4复制日历项目276

11.5处理提醒276

11.6接收并响应会议要求277

11.6.1查看与会者278

11.7主持联机会议279

11.7.1建立NetMeeting会议279

11.7.2设置NetMeeting281

11.7.3使用NetMeeting284

第12章管理任务295

12.1设置任务297

12.1.1快速设置任务298

12.1.2设置重复任务299

12.1.3跳过系列中的某个任务300

12.1.4设置任务日期301

12.1.5设置任务的优先级302

12.1.6设置任务提醒302

12.1.8将任务设为私有303

12.1.7添加任务注释303

12.1.9设置任务的估计完成时间304

12.1.10调整任务的其他属性305

12.1.11将任务归类305

12.2发送任务要求306

12.3接受并响应任务要求309

12.3.1 接受任务310

12.3.2拒绝任务310

12.3.3转发任务要求310

12.3.4删除任务要求311

12.4使用任务312

12.4.1 接收提醒312

12.4.2跟踪任务进程313

12.4.3发送状态报告314

12.4.5将任务标记为已完成315

12.4.4 发送自动状态报告315

12.4.6记录任务的其他信息316

12.4.7撤消任务317

12.5 查看任务317

12.5.1“简单列表”视图318

12.5.2“详细列表”视图318

12.5.3“当前任务”视图318

12.5.4“随后七天”视图318

12.5.5“过期任务”视图318

12.5.6“按类别”视图318

12.5.7“分配”视图319

12.5.8“按负责人”视图319

12.5.9“已完成的任务”视图320

12.5.10“任务时间线”视图320

第4部分跟踪人物和事件323

第13章管理联系人325

13.1联系人列表的建立326

13.1.1使用联系人窗口…………………………………………………………………32o334

13.1.2删除联系人334

13.2使用“联系人”文件夹335

13.2.1打电话给联系人335

13.2.2发送电子邮件给联系人339

13.2.3发送信函给联系人340

13.2.4连接到联系人的Web页340

13.2.5安排与联系人的会议340

13.2.6给联系人分配任务341

13.2.7给其他人发送联系人信息341

13.2.8设置联系人的后续标记342

13.3查看联系人343

13.3.1使用“卡片”视图344

13.3.2使用“列表”视图345

13.3.3排序联系人347

第14章记日记349

14.1创建日记349

14.2添加日记条目351

14.2.1手工添加新日记条目351

14.2.2使用计时器352

14.2.3将已有的Outlook项目添加到日记中353

14.2.4将已有的文档添加到日记中353

14.3打开并修改日记条目354

14.3.1选择打开的条目354

14.3.2删除日记条目355

14.4.1“按类型”视图356

14.4查看日记条目356

14.4.2“按联系人”视图357

14.4.3“按类别”视图357

14.4.4“条目列表”视图357

14.4.5“最近七天”视图359

14.4.6“电话”视图359

第15章制作便笺361

15.1添加便笺361

15.2使用便笺362

15.2.1编辑便笺正文362

15.2.2为便笺指定一些（其他）颜色363

15.2.3指定便笺的类别363

15.2.4将便笺发送给其他人363

15.2.7给便笺标记日期与时间364

15.2.6更改默认便笺设置364

15.2.5将便笺复制或移动到其他文件夹364

15.3查看便笺365

15.3.1“图标”视图365

15.3.2“便笺列表”视图367

15.3.3“最近七天”视图367

15.3.4“按类别”视图368

15.3.5“按颜色”视图368

第5部分按您的意愿固定文件夹369

第16章管理文件夹内容371

16.1移动和复制文件夹项目371

16.1.1移动文件夹项目372

16.1.2复制文件夹项目374

16.1.3将文件夹项目复制到Office应用程序中375

16.2投递文件夹中的信息376

16.3将文件添加到文件夹中377

16.3.1查看保存在Outlook文件夹项目中的文件附件和快捷方式379

16.4将项目添加到“Favorites”文件夹380

16.4.1将文件夹项目拖放到“Favorites”文件夹380

16.4.2添加到Microsoft InternetExplore中的“收藏夹”文件夹381

16.5查找文件夹内容382

16.5.1执行简单查找382

16.5.2管理“高级查找”382

16.5.3通过表格字段搜索项目386

16.6从Outlook打开文档或启动程序388

16.7转发文件夹项目388

16.8从文件夹中删除项目389

16.8.1恢复已删除的项目389

16.10查看其他组文件夹中的文件390

16.9清除已删除的项目390

第17章打印文件夹项目393

17.1使用Outlook标准打印样式进行打印393

17.2更改打印设置394

17.2.1选择可选的内置打印样式395

17.2.2设置打印范围或选项397

17.3打印预览399

17.4更改打印样式400

17.4.1 更改样式401

17.4.2更改纸张设置404

17.4.3设置页眉和页脚405

17.5重置打印样式407

17.6创建打印样式407

17.6.1删除已创建的打印样式408

18.1使用“自动存档”功能411

第18章 自动存档文件夹项目411

18.1.1设定常规自动存档选项412

18.1.2设置文件夹的“自动存档”属性413

18.1.3防止文件夹项目“自动存档”414

18.2手工存档文件夹项目415

18.3恢复存档的文件夹项目416

第19章管理文件夹419

19.1打开文件夹419

19.1.1从“文件夹列表”打开文件夹419

19.1.2从“前往”菜单打开文件夹420

19.1.3在单独的窗口里打开文件夹421

19.2创建文件夹421

19.3复制文件夹422

19.4复制文件夹设计422

19.5移动文件夹423

19.6重命名文件夹424

19.7删除文件夹424

19.8使用公用文件夹425

19.8.1打开公用文件夹426

19.8.2使用公用文件夹中的“个人收藏夹”427

19.8.3跟踪公用文件夹的会话427

19.8.4向公用文件夹发送邮件428

19.9使用个人文件夹429

19.9.1创建个人文件夹429

19.9.2打开个人文件夹430

19.10通过Internet共享文件夹431

19.11处理文件夹属性433

19.11.1“常规”选项卡434

19.11.2“管理”选项卡435

19.11.3“权限”选项卡436

19.11.4“Outlook通讯簿”选项卡438

19.11.5磁盘文件夹439

第20章组织文件夹项目443

20.1 设置列443

20.1.1用“字段选择器”添加列443

20.1.2删除列445

20.1.3将列用鼠标重新排列445

20.1.4使用“显示字段”对话框445

20.1.5更改列格式446

20.2使用类别448

20.2.1添加自己的类别449

20.1.2管理主类别列表449

20.3.1在文件夹窗口里分组450

20.3分组450

20.3.2使用“分组依据”对话框分组452

20.4排序453

20.4.1用鼠标排序453

20.4.2使用“排序”对话框排序453

20.5筛选454

20.5.1设置“更多选择”选项卡456

20.5.2设置“高级”条件457

20.5.3关闭筛选459

20.6使用自定义字段459

20.6.1创建简单的自定义字段460

20.6.2创建合并字段462

20.6.3创建公式字段464

20.6.5更改自定义字段465

20.6.4公式字段和合并字段示例465

20.6.6删除自定义字段466

第21章设置视图469

21.1定义视图469

21.2复制视图471

21.3修改视图471

21.4重新设置标准视图472

21.5重新命名自定义视图473

21.6编排视图格式473

21.6.1“表格”视图474

21.6.2“时间线”视图476

21.6.3“天／周／月”视图477

21.6.4“卡片”视图478

21.6.5“图标”视图479

21.7删除视图480

21.8调节自动设置格式481