《国际商业英文书信》求取 ⇩

Ⅰ. THE MECHANICAL MAKE-UP OF THE LETTER商用文书程式1

1. Kinds of Letters4

Business Letters4

Official Letters9

Social Letters12

2. The Parts of a Business Letter 商用文书之结构13

The Letterhead13

The Heading13

The Inside Address14

The Salutation18

The Body of the Letter20

The Complimentary Close21

The Signature23

The Letter Refercnce26

The Special Address27

The Letter Subject28

Identification Marks28

Enclosure Directions29

The Postscript29

The Indented Style32

Placement of Letter Parts32

3. The Arrangement of a Business Letter 商用文书之编排32

The Block Style33

The Open Punctuation and the Closed Punctuation34

The Margin35

The Spacing36

4. The Envelope 信封37

Kinds of Envelopes37

Folding Letters37

The Envelope Address39

Special Envelope Data40

Ⅱ. THE BEGINNING AND THE ENDING OF A BUSINESS LETTER 商用文书之信头与结语43

1. The Beginning of a Business Letter 信头：45

First Sentences of Letters Initiating the Correspondence:45

(a) 简略客套、直接阐明事实45

(b) 参照前函47

(c) 载明介绍人姓名47

(d) 推销商品函之写法48

First Sentences of Letters Replying:49

(a) 来函之处理49

(b) 附注来文之主旨50

(c) 与去函交错而先收到来信时51

(d) 已收来信及附件或另件52

(e) 函覆来信52

(f) 「奉示」或「遵奉」等54

(g) 「随函」或「另附」等55

Confirmation of Telegrams56

2. The Ending of a Business Letter 结语：60

Effective Closers:60

(a) 恳求覆示60

(b) 附回邮明信片或信封62

(c) 恳求从速处理时63

(d) 函覆查询时，在结语上附加友谊文64

(e) 其他待后奉告65

(f) 对覆函拖延深感歉意66

(g) 未便照办并述歉意66

(h) 承蒙关照并述谢意67

(i) 感谢帮忙67

(j) 函谢惠顾并述嗣后之祈求67

(k) 季节性问候文68

(l) 商品推销信之结语68

Participial Close69

Effective Letters70

Ⅲ. BUSINESS ANNOUNCEMENTS 告知73

Specimen Letters:75

1. 批发商开张之告知75

2. 告知公司之合并76

3. 告知公司解散及介绍清算人77

4. 退休之告知及营业之出让78

5. 承让营业之告知79

6. 告知变更代理人80

Useful Expressions:81

1 (a) 开张日期及地点等81

The Structure of Circular Letters Announcing the Establishment of a New Firm, etc.81

(b) 有关营业智识及经验等83

(c) 营业对象及恳请惠顾85

(d) 签名方式及样本86

2 (a) 分店之开张87

(b) 分绍分店经理87

3 商社之合并89

4 合作社之解散90

5 退休90

6 营业主管之调任92

7 (a) 公司组织之变更93

8 (b) 营业项目有无变更等项94

8 人事调动95

9 代理商之变更96

10 营业场所之迁移97

Ⅳ. APPLICATION FOR APPOINTMENT AS AGENTS 承办代理商业务之声请101

Specimen Letters:103

1. 向傢俱制造厂申请代理业务103

2. 毛织品托售104

3. 英国制五金利器特约进口105

4. 耐龙丝购买代理商之申请107

5. 日本产品购买代理商追功声请108

6. 函知代理商之申请应待安全调查后决定之110

7. 函覆代理商之条件及同意时即可委办111

8. 函知安全调查已通过，即可委办113

9. 函知已核准代理并发出第一批订货114

The Structure of Letters Applying for Appointment as Agents and Those Replying to Such Application115

Useful Expressions:115

1(a) 申请代理商之由缘，如有介绍人即并述之115

(b) 交易已有希望，必为双方都有利119

(c) 代理商申请人之经验、智识、资力121

(d) 交易上之连声，是否方便123

(e) 申请人之把握程度125

(f) 信用查询处126

(g) 宣誓忠于委托人而维护其利益129

(h) 祈求覆示131

2 关于申请代理商之报上广告132

3 函覆代理商之申请人133

4 (a) 提出条件函请覆示137

(b) 委托人所提出之条件138

(c) 代理商方面所提出之条件143

(d) 条件之修正147

5 制作合约书148

(e) 条件之承诺148

6 约定由委托人协助149

ⅴ. APPLICATION FOR EMPLOYMENT 求职申请书153

Specimen Letters:155

1. 近闻输出部尚有课长级人员之缺额，为之申请求职155

2. 依报上广告得悉通信部门求才启事而申请求职157

3. 阅报得悉会计部门征求人才启事而应征并检附覆历表乙份158

4. 应届毕业生应征并检附履历表乙份161

5. 公司征求新干员，委托代为推荐适当人才163

1 (a) 由友人处得悉，尚有缺额而应征者165

Useful Expressions:165

The Structure of Letters Applying for Employment165

(b) 见求才广告而应求征者166

(c) 应征之原由168

(d) 年龄、教育等项171

(e) 经验172

(f) 检附履历表、证明书等174

(g) 安全调查主要关系人178

(h) 自认有把握事项179

(i) 宣誓尽忠职守180

(j) 希望待遇等181

(k) 面谈183

(l) 待通知184

(m) 掌握将来之机会185

2 (a) 函覆应征人186

(b) 通知面谈之日期、地点186

(c) 已无缺额187

ⅵ. INQUIRY LETTERS 查询193

Specimen Letters:195

1. 查询特约代理商申请人之个人资料195

2. 查询第一次订货者之信用程度196

3. 同上197

4. 向原服务单位查询销售员应征人之品性198

5. 聘请帐房主任，征询原雇主之意见199

The Structure of Letters Asking for Information concerning Credit Standing, Personal Character, etc.200

Useful Expressions:200

1 (a) 查询新客户之主题及查询理由200

(b) 劳资主雇关系，查询主题及理由203

2 (a) 查询新客户，记明查询事项，祈求覆示204

(b) 劳资主雇关系，记明查询事项并请覆示208

3 委托查询210

4 (a) 对于覆函，预选表示谢意211

(b) 声明覆函内容列入极机密文件212

(c) 酬谢覆函者之好意213

Ⅶ. INFORMATION AND RECOMMENDATION 报告及推荐215

Specinen Letters:217

1. 报告顾客之状况217

2. 货款后付之可靠性218

3. 同上219

4. 函知非可靠性客户220

5. 由原雇主函覆有关应征人品格事项221

6. 原雇主之推荐书222

7. 应届毕业生之品格及其他资料223

The Structure of Letters Giving Information concerning Credit Standing, personal Character,etc225

Useful Expressions:226

1 覆函之开端226

2 (a) 脚踏实地之好青年227

(b) 资本229

(c) 可靠的交易经验230

(d) 信用可靠232

(e) 报告具有可靠之人品、能力234

(f) 由原雇主所作之可靠性报告235

(g) 推荐书237

3 (a) 名声不佳239

(b) 不与之交易经验240

(c) 小心交易以免上当241

(d) 未便推荐243

(e) 无可奉告244

4 (a) 防护函覆时自己可能惹起的麻烦245

(b) 对查询者，表示善意247

5 公立机关之推荐书247

6 委托推荐等249

Ⅷ. SALES ON COMMISSION 委托销售251

Specimen Letters:253

1. 同意销售代理商之承揽申请并试送托售品253

2. 函覆托售品装運之通知并述尽力为之255

3. 函知装运托售品已悉数售完并附结帐书256

4. 函送托售结帐书及应付帐款支票257

5. 承揽丝织品之托售258

6. 函覆上列推销之委托并述同意代售260

The Structure of Letters concerning Sales on Commission262

1 (a) 同意托售人之申请263

(b) 送出托售样品263

Useful Expressions:263

(c) 托售品之装运及应开出之支票264

(d) 委托人对于装运货之要求266

(e) 委托人对于销售之要求266

2 (a) 征求托售商269

(b) 应征托售商273

3 (a) 托售品之销售情况报告276

(b) 函送售出结帐书279

(c) 销售实收额之结帐281

(d) 销路不佳(托售人)283

(e) 销售成绩不佳(委托人)284

4 (a) 市场行情报告285

(b) 市场行情上昇286

(c) 市场行情不佳288

(d) 市场需求之估计289

Ⅸ. INQUIRY FOR MERCHANDISE 商品之查询291

Specimen Letters:293

1. 函请斜纹哔叽面料制造商，索取样品及查询价格优待事项293

2. 直接进口毛织品，向英国制造商索取目录，样品以及付款条件等294

3. 向纽约的贸易商查询采购纸张手续295

4. 向英国查询餐刀之价格及交货日期296

5. 查询机械油价格297

6. 接到批发商新开张之通知而查询主要商品及条件等298

Useful Expressions:299

1 (a) 明示需用品299

The Structure of Letters Inquiring for Merchandise299

(c) 送出参考样品301

(d) 请示赐寄目录及样品301

(b) 记明目录号码301

(e) 如为广告商品即记明原由303

2 (a) 查明最低价格304

(b) 查询付款条件305

(c) 记明訂货预定数量305

(d) 述明理由祈求特别优待306

(e) 期限内有效报价310

3 (a) 决定交货日期310

4 初次交易应记明介绍人姓名以及信用查询处311

5 函请赐覆312

ⅹ. OFFER OF MERCHANDISE 提供商品313

Specimen Letters:315

1. 函送所需家俱目录315

2. 函告机油价格316

3. 由代理商函送斜纹哔叽样品318

4. 函覆唧筒价格及条件320

5. 函送商品样品321

6. 函覆丝织品之价格及条件322

7. 核准电覆榇衫布料价格及条件324

The Structure of Letters Making offers325

1 函谢查询326

2 (a) 告知价格326

Useful Expressions:326

(b) 运费及包装费328

(c) 优待事项330

(d) 特别优待330

(e) 破例大优待332

3 (a) 告知付款条件334

(b) 信用状之开设336

4 交货日期338

5 (a) 承诺期间限定期限内有效报价339

(b) 保留条件下，不作期限内有效报价341

(c) 订货者应注意事项342

6 (a) 函送目录及价格表等343

(b) 不送目录347

(c) 函送目录348

(d) 祈求对所送样品有关事项之回答350

(e) 已无原品，函送类似品样本351

(f) 目录、样品、函索即寄352

7 欢迎函询353

8 欢迎订货354

9 不接受直接订货356

Ⅺ SALES LETTERS 商品销售书357

Specimen Letters:359

1. 莎翁全集之销售359

2. 香水销售360

3. 推销音响设备363

4. 推销蕈类罐头364

5. 函送丝织品样本并宣扬品质之优秀366

6. 销售汽车为目的之推销信368

7. 同上369

8. 新客户在第一次货到一周后，致函问候并请继续惠顾370

9. 要求暂停交易户，回覆交易372

10. 销售西装373

11. 告知一年一次之家俱大拍卖375

The Structure of Sales Letters376

Useful Expressions:378

1 (a) 信头特殊而引起收件人之好奇心378

(b) 述及收件人日常之经验及希望并具体的述及季节当前情况，乘机介绍商品之方法379

2 (a) 介绍自己商号及商品380

(b) 营业方针及特色383

(c) 顾客至上386

3 (a) 品质优良387

(b) 品质优良之原由391

4 (a) 价格之优待393

(b) 价格低廉之原因396

5 (a)合符需求，甚得好评396

(b) 把握市场之制品(销路有希望)399

6 (a) 试用401

(b) 规定试用期间403

7 (a)具有涨价之虑(增值最快)406

(b) 数量有限407

(c) 请速订货408

(d) 附上订货单，信封简化手续411

8 (a) 态度谦虚，呆咛周详，恳请订货413

(b) 铭谢惠顾并请爱顾417

(c) 服务顾客419

9 (a) 告知特别大拍卖420

(b) 欢迎参观422

(c) 招待423

Ⅻ. ORDERS 订货425

Specimen Letters:427

1. 进口美国加州产果实为目的之初次订货427

2. 向英国布料商订货并检附订货单428

3. 委托伦敦运输商装运所订货品430

4. 向英国餐用刀具制造商订货431

5. 建筑用铁材之续订货433

6. 取消橄榄油之订货434

The Structure of Letters Ordering Goods435

Useful Expressiors437

1 (a) 记明订货名称并请装置437

(b) 检附正式订货单438

(c) 接到销售人之订货单439

(d) 再订货441

(e) 委托购买441

2 不二价442

3 (a) 包装、装运方法及保险事项之规定444

(b) 交货日期446

4 (a) 付款条件，如非现款订货或非老客户就要记明信用查询处449

(b) 现款订货450

(c) 支票付款451

(d) 信用状之开设452

5 (a) 要求正确供应453

(b) 祈求优待(为继续交易)455

6 取消订货，或延期456

ⅹⅢ. ACKNOWLEDGEMENT OF ORDERS 受理订货459

Specimen Letters:461

1. 受理订货461

2. 订货暂缺，货到即送462

3. 因涨价而征求订货人意见463

4. 祈请现款订货464

5. 制造商不受理订货，函介代理商465

Useful Expressions:466

1 (a) 记明订货日期，货品种类等并示谢意，如果订货同时收到汇款时，即附注款项收讫466

The Structure of Letters Acknowledging Orders466

(b) 受理订货468

(c) 订货之供应及输送事项470

2 查明所订货品有无错误，或有不明瞭时随即函询473

3 (a) 未便受理474

(b) 缺货477

(c) 延期交货478

(d) 提供参考代用品481

4 价格问题483

5 (a) 要求信用查询处及资产一览表487

(b) 要求现款订货489

(c) 交货付款492

(d) 有关信用状事项493

6 声明优待礼遇并请惠顾493

ⅩⅣ. ADVICE OF SHIPMENT 出货通知495

Specimen Letters:497

1. 电报订货之丝织品出货497

2. 代购尼龙丝之出货498

3. 代售品之出货499

4. 函知订货人，所订货品已装船转送代理商500

5. 函知代理商(已出贷)501

Useful Expressions:502

1 (a) 函知装送订货并记明所订货品名，装运方法、船名、出港日期等502

The Structure of Letters Advising Shipment502

(b) 代购品之装运505

(c) 部份先送506

(d) 检附、出货单，船运货单等文件507

2 (a) 函知汇寄出货金额之汇票或支票509

(b) 帐单等文件510

3 (a) 期待装运品之顺利到达512

(b) 装运品定能满意513

(c) 铭谢订货并请惠顾516

4 (a) 送货事项指示代理商518

(b) 有关库存品之指示519

ⅩⅤ. INSURANCE 保险527

Specimen Letters:529

1. 库舱内之商品投保火险529

2. 火险率(火险公司函覆)530

3. 装运货品之海险投保531

4. 海险合约之订定532

5. 装运货品经海水而受损，向保险公司求偿533

6. 损失之求偿534

7. 委托发货人代办损失求偿535

8. 经由保险外务员为损失求偿536

Useful Expressions:537

1 (a) 查询保险率等事项537

The Structure of Insurance Letters537

(b) 保险率等项之答覆539

2 (a) 保险合同540

(b) 受理保险543

3 (a) 由预定保险证装运之通告544

(b) 保险目标物之迁移544

(c) 保险费之付款545

4 保险证书546

5 (a) 损失求偿548

(b) 损失求偿之手续549

(c) 损失赔偿549

Marine Insurance Policies550

ⅩⅥ. LETTERS OF CREDIT 信用状555

Specimen Letters:557

1. 押汇信用状发行委托人透过银行应办手续557

2. 同上559

3. 旅行信用状发行委托书561

4. 不可撤销信用状562

5. 确认信用状564

6. 确认不可撤销信用状开设通知书566

7. 支票承兑授权书568

8. 同上570

9. 旅行信用状573

10. 同上575

The Structure of Letters of Credit576

Useful Expressions:580

1 (a) 委托设定信用状580

(b) 为设定信用状由输入地银行告知进口商581

(c) 为设定信用装由输出银行告知出口商582

2 (a) 输入地银行授权与海外出口商开出支票583

(b) 输入地银行授权与海外分行或往来之银行，对于出口商开出支票具有承兑权584

(c) 输出地银行将承兑支票事告知出口商584

(d) 未确认信用状585

3 (a) 要检附装运文件586

(b) 附属装运文件之处理587

4 (a) 支票上要记明信用状之日期号码587

(b) 信用状背面要记明付款额588

5 信用状发行银行应保证支票之受理付款588

6 (a)信用状有效期限589

(b) 延长期限590

(c) 信用状之归还590

7 旅行信用状之送达591

8 旅行信用状发行银行向其分行以及往来银行，推介旅行信用状携带者并嘱付所需款项591

9 旅行信用状携带人之签名592

10 以旅行信用状领取支票之银行向发行银行报备事项593

11 旅行信用状遗失之报备593

Bills of Exchange594

ⅩⅦ. BANKING银行599

Specimen Letters:601

1. 为进口羊毛而向澳洲银行设定活期存户601

2. 银行准许开立活期存户602

3. 进口商向银行承诺海外出口商向银行兑现支票603

4. 出口商依据押汇信用状向银行兑现支票604

5. 汇票之兑现605

Useful Expressions:606

1 (a) 向银行开户606

The Structure of Banking Letters606

(b) 开户之核准607

(c) 由银行要求交易往来户607

(d)银行往来户之条件608

2 支票之外地兑现610

3 (a) 支票之开户人610

(b) 委托银行兑现保证612

4 (a) 委托支票贴现612

(b) 委托提示支票613

(c) 支票之提示与贴现615

5 经由银行之汇款616

6. 拒绝承兑票据618

7. 该户剩余额之报告618

ⅩⅧ. REMITTANCES AND ACKNOWLEDGEMENTS 汇款及收据621

Specimen Letters:623

1. 订货已到，汇出货款623

2. 向伦敦先知货到付款624

3. 函知货款已收到并请续訂625

4. 函知汇款不足626

5. 要求履行付款条件627

Useful Expressions:628

The Structure of Letters Acknowledging Receipt of Remittances628

1 (a) 汇款理由628

The Structure of Letters Covering Remittances628

(b) 汇款目的630

2 (a) 汇款方法632

(b) 结帐633

3 领取收据633

4 (a) 帐单付款634

(b) 迟延汇款表示歉意635

5 恳求展延付款636

6 (a) 感谢汇款637

(b) 汇款额明细帐638

(c) 随文检附收据639

(d) 帐单付款收据640

7 (a) 汇款不足640

(b) 不足额不多馀款可免641

(c) 要求补足汇款641

(d) 退回汇票恳求更正642

8 支票拒绝往来642

9 恳请惠顾643

ⅩⅨ. COLLECTION OF ACCOUNTS 结帐书之提示645

Specimen Letters:647

1. 函送结帐书恳求付款647

2. 敦请付清帐款648

3. 催促清偿债务(略带威吓性)649

4. 新订化供应前，先要求付清旧欠650

5. 延期支票退票后，函請速即汇款652

6. 函覆退票原由，除随附汇票处并示歉意653

7. 覆威吓性催促清偿债务并恳求展延付款654

The Structure of Collection Letters655

1 (a) 函送结帐书656

(b) 被要求结帐书时656

Useful Expressions:656

2 (a) 超越付款期限657

(b) 再三催促清偿欠帐659

3 (a) 述明履行付款期限与价格优待之关系663

(b) 为急需资金而催促付款665

(c) 债务人之诉苦666

4 要求付款668

5 (a) 发出支票671

(b) 收受支票672

(c) 支票之更改，展延付款673

6 强硬手段之威吓674

ⅩⅩ. COMPLAINTS AND CLAIMS 抗议与索赔677

Specimen Letters:679

1. 展延交货所受苦境679

2. 装运货品与样品不符，不减价即拒收680

3. 装运货品之品质恶劣所受苦境681

4. 同上682

5. 装运货品规格不符，要求更正送货单683

6. 帐单错误，要求更正685

7. 装运货品与送货单帐单价格过高686

The Structure of Letters Making Complaints and Claims687

Useful Expressions:688

1 (a) 訂货未到688

(c) 订货客户所受损失689

(b) 详述展延理由689

(d) 要求从速补救691

(c) 详述展延付款理由691

2 (a) 装运货品之品质较劣692

(b)不雅693

(c) 与样品不符694

(d) 货品不符695

(e) 损伤696

(f) 交货数量不符698

3 (a) 求偿700

(b) 减少价格701

(c) 拒收702

(d) 嗣后之要求703

4 对于托售商品之苦境705

5 帐单之错误706

6 行李遗失而向铁路局求偿707

ⅩⅪ. ADJUSTMENTS 对苦境抗议之协调711

Specimen Letters:713

1. 对展延交货之协调、输送之延误，订货之再装运713

2. 对品质批评之辩解，出货部之过失，订货之再供应714

3. 误送仓库内之废弃物，随即更换完整品716

4. 装运货品规格不符时，函谢提醒并更正送货单717

5. 结帐单错误时，更正并致歉意718

6. 对不切实之批评和要求的反驳719

Useful Expressions:721

1 (a) 收到抗议，敬乞宥恕721

The Structure of Letters Adjusting Complaints721

(b) 对于抗议，表示谢意723

(c) 同情对方之苦境725

2 (a) 责任在于己726

(b) 表示遗憾728

(c) 今后绝不重蹈覆辙729

3 (a) 释明理由731

(b) 责任不明734

4 (a) 非自己之责任735

(b) 未便赔偿737

5 (a) 从速装运740

(b) 再装运742

(c) 装运品之更换742

(d) 包换744

(e) 减价745

(f) 展延付款746

(g) 帐单更正747

6 所说苦境待查后答覆748

7 陈述顾客至上之诚意748

ⅩⅫ. LETTERS OF INTRODUCTION 介绍信751

Specimen Letters:753

1. 推介赴美商务考察人员(向往来户)753

2. 检附介绍书函知对方754

The Structure of Letters of Introduction755

Useful Expressions:758

1 (a) 被介绍人姓名及身份758

(b) 介绍之理由760

2 恳请多赐关照762

3 函谢被介绍人之好处764

ⅩⅩⅢ. SOCIAL LETTERS 社交书信767

1. Invitations and Acknowledgements770

(a) Formal Invitations770

(b) Informal Invitations773

(c) Formal Acknowledgements777

(d) Informal Acknowledgements779

(e) Recalling Invitations782

2 约定面谈日期783

3 庆贺卡785

4 弔唁信789

5 慰问信函792

6 赠物信函795

7 申谢信函797

8 称呼地址与写法799

APPENDICES801

1. Agreement for Exclusive Agency803

1. 特约专售代理商之合同803

A. AGREEMENTS AND OTHER FORMS 契约、合同及其他程式803

2. 委任状804

3. 解除委任状807

4. 卖渡证(买卖契约)807

5. 房屋租约808

6. 专利权之让渡811

7. 买卖契约确认书812

8. 支票之支付814

9. 领事签证815

10. 原产地证明书820

11. 税务(海关)出货单821

12. 领取货物保证书824

B.ABBREVIATIONS AND SIGNS 简写及记号827

8. 关于辞职者之品行、能力之证明书2224