《表1 2002年《规范》和2016年《规范》的结构比较》

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《《电子文件归档与电子档案管理规范》(GB/T 18894-2016)解读》

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与2002年《规范》相比，2016年《规范》的整体结构具有如下特点:第一，新增了“业务系统与电子档案管理系统”这一章，从前端着手，对电子文件产生的业务系统的归档功能进行了较为全面的规定；第二，改节为章，扩充细化。例如，“电子文件的归档范围”从原来第六章“电子文件的收集与积累”下的一个小节扩充为单独的一章；第三，跨章合并，聚合内容。在原第九章增加了“电子档案备份”“电子档案元数据的维护”这两个小节，强调了备份及元数据维护对于电子档案安全管理的重要性，并将电子档案的存储、备份、利用、统计、元数据维护这几个部分统一归并为“电子档案的管理”，层次分明。具体见表1。