《表1 传统档案与电子档案对比》

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《浅析高职院校电子档案信息化管理》

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电子档案与传统纸质档案管理在归档方式、档案存储及档案利用上都有着不同特点。一是电子档案管理改变了对纸质档案进行人工整理和分类的传统低效方式，采用信息化、网络化手段对电子文件进行收集、归档和存储，极大地提高了档案归档的效率。二是电子档案的存储方式更加灵活。电子文件可以通过各种信息化设备进行存储，包括计算机软硬盘、光盘、磁带等，这些存储介质占用物理空间小，相比纸质材料节约了空间。目前，随着云计算时代的来临，越来越多的电子档案采用云存储的方式，数据管理和使用更加方便灵活。三是电子档案的利用更加简捷。与传统纸质档案需要现场借阅不同，电子档案管理依托校园数字化网络，利用大数据等信息技术，实现档案信息资源跨区域、跨部门传递，极大地方便了使用者及时获取有效信息，实现资源共享[2]。两种档案类型的差异见表1。