《高效率开会技巧》

序言1

第一章为什麽有开会的必要1

1．什麽是会议17

2．会议的目的17

1让公司成员彻底了解企业目的18

2 使企业活动顺利进行19

3 解决问题及障碍19

4 获得新的启示21

5 设注提高工作意愿21

3．会议的效用22

1提高参加意愿22

2 扩大己身的知识领域23

3 产生新的创意24

4 提高伙伴意识25

4．会议的必要性25

1空有名目的会议26

2 推卸责任的会议26

3 为听取他人意见而开会26

4 效果受到怀疑的会议28

5 课题、内容不适当的会议28

第二章会议的种类与要点31

1．干部会议31

2．业务会议32

3．对策会议33

4．开发会议34

5．调整会议35

第三章举行会议应注意的有关事项39

1．会议的规则39

1严守时间39

2 尊重主席39

3 不要固执己见40

4 虚心地听取少数人或相反者的意见40

5 不要讨厌质疑42

6 尊重结论43

2．开会的礼节43

1协助会议的进行44

2 做好事前的准备44

3 不要感情用事44

4 不要带进本位主义的色彩45

5 与会人员应立场公平47

3．会议中具破坏性的类型47

1自我中心型47

2 以他人的意见为意见49

3 攻击性49

4 被害妄想型49

5 傲慢型50

第四章会议的计划与准备53

1．是否有必要举行会议53

1无须召开单纯性的联络会议53

2 有无因会议而延误业务的推行？53

3 开会的目的有否鱼目混珠之嫌54

4 开会的内容是否与时机脱节54

5 人事费用的多寡55

2．尽管减少无谓的会议55

1运用其他方式替代会议55

2 明确化的职务权限与责任56

3 减少议题的数量与范围56

4 重新检讨定期会议的必要性56

5 建立自决的观念58

3．不受欢迎的会议59

1言而不行59

2 会议的目的模糊不清60

3 个人作秀式的会议60

4 单行道式的会议60

4．会议的时机问题62

1开会的主题与时机62

2 参加者是否有分身乏术的难题63

3 星期几的选择63

4 时段的选择65

5．与会人选的决定65

1有资历的人66

2 有主张的人66

3 能发表意见的人68

4 具有寻找问题能力的人68

5 与议题有所关联的人68

6．开会的地点70

1会议的场所要符合会议的性质70

2 会场大小须合宜71

3 会场的环境，应静悄而无干扰72

4 会场的时间问题72

5 会场的设备74

7．会场的布置74

1圆型的会场74

2 正方型的会场75

3 长方型的会场75

4 椭圆型的会场75

5 於正方型、长方型的会场内围设置座位77

6 学校型的会场77

8．附带的设备78

1椅子78

2 绒布黑板78

3 放映机及视听设备79

4 桌上型名牌79

5 便条及其他杂项80

9．会议的资料81

1会议程序单81

2 会议的时程表81

3 与会者一览表83

4 与议题有关的资料83

5 附件83

6 其他资料84

10．与会者会前的准备84

1与会议未开始之前先入座85

2 做好事前的准备87

3 会议时，尽量避免外务的干扰89

第五章会议进行的方法—之一91

1．与会者应注意的有关事项91

1按时参加会议91

2 迟到时的礼节92

3 随身镌带资料及用具93

4 与会人员的荣誉感与自觉93

5 诚挚的态度93

6 尊重会议的规则96

7 尊敬主席96

2．会议的座位顺序96

1以主席的座位为中心，依序排位97

2 分散同一单位的工作人员97

3 消极个性与座位的安排97

4 积极个性与座位的安排99

5 观察员的位置100

3．会议的进行和议事的营运101

1会议开始及甄选主席101

2 会议的有效性102

3 议事的进行102

4 审议经过103

5 结论与施行103

4．会议主席的角色103

1会议时间的控制与安排104

2 事前的调查与准备106

3 要求与会者遵守规定106

4 防止衡突的发生107

5 立场公平107

6 辅助个性温弱的与会者107

7 综合意见，提出有效的结论109

5．担任会议主席的必要条件110

1有领导能力的人110

2 公正不阿的人112

3 理性的人112

4 以致坚强、有责任感的人112

5 明朗豁达的人114

6 能逻辑思考的人114

6．会议时的难关与对策115

1随时注意与会人员细微的小动作115

2 麻烦的防止和对策117

第六章会议进行的方法—之二123

1．听取他人—意见的方法123

2．准备—意见的方法123

1以宽大的角度透视议题125

2 了解与会人员的背景与水平125

3 资料的整理和准备127

4 说明的方法127

3．发表意见的方法127

1提出自己的意见129

2 不可依各人好恶而赞同或反对他人的意见129

3 发言时应明示自己的态度129

4 表达反对意见须充分解说理由131

5 不可有刚愎自用的情形132

4．发言的方法与要点132

1预先组织要旨132

2 专心听取他人的意见133

3 不可离题135

4 不要勉强发言135

5 发言时要心情愉快、言词幽默136

5．无法发言的数种情形136

1个性内向羞怯138

2 无法分析整理发言的内容138

3 无汰理解讨论的内容138

4 乡愿的作法140

5 与课题无直接关系的人141

6．获得结论的方法142

1意见不一致时142

2 要有广阔的视野143

3 勿固执己见143

4 主席的裁决143

第七章会议的记录149

1．会议记录的目的和任务149

2．制作会议记录的要领150

1会议记录的形态150

2 会议记录的制作要领151

3 会议记录的书写技巧153

4 记录的整理154

3．会议记录的处理156

第八章会议成功的要点161

1．实施上的要点161

1计划—实施—检讨162

2 准备要充分162

3 会议主席的人选162

4 出席者的人选164

5 结论与实行166

6 要有热诚166

2．准备工作的要点168

1从计划阶段开始168

2 假想对方的反对意见170

3 选取正确时机170

4 勿怠於情报的收集173

5 注意平时的人际关系173

6 活用人际关系175

7 必要时干劲和耐性175

8 从最重要的人说服起176

第九章会议的效果179

1．实施上的效果—之一179

1增进计划性179

2 增进创造性180

3 增进良好的人际关系180

4 增进责任感180

5 增进协调性180

6 增进自我的启发182

7 增进士气183

2．实施上的效果—之二184

1学得工作的基本知识184

2 体验工作的严酷和乐趣185

3 加强团队工作的能力185

4 培养管理能力187

第十章有助於会议的管理能力191

1．计划能力191

1目的的明确化191

2 资料的收集与分析192

3 制定代替案194

4 选择最适当的案子194

2．企划能力194

1第一步骤196

2 第二步骤196

3 第三步骤196

4 第四步骤198

3．解决问题的能力198

1发现问题200

2 分析原因200

3 收集构思200

4 制定代替案200

5 选择最适当的提案201

6 实施後的追综201

4．父涉能力202

1对内交涉时应注意事项202

2 对外交涉时应注意事项203

5．说服能力204

1说服上司应注意的事项205

2 说服部下应注意事项206

6．协调能力208

1部门与部门之间衡突的协调法210

2 个人与个人之间衡突的协调法211

7．情报搜集能力212

1内部情报213

2 外部情报213

8．判断能力215

1预测结果216

2 累积经验216

3 找出判断基准217

4 收集最大限度的情报218

9．处理事务能力218

1井然有序地整理219

2 事务的种类与处理要点219

3 事务的处理有其轻重缓急221

4 将必要的文件放在身旁221