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第一章 商业书信概述1

第一节 商业书信的特点1

第二节 商业书信的用纸与颜色2

第三节 英文商业书信的构成、用途及注意事项3

第四节 英语商业书信的格式14

1.缩行式15

2.平头式17

第五节 信封的写法23

第一节 写作方法与注意事项28

第二章 通知书的写法28

第二节 通知书实例30

1.开业通知30

(1)一般写法30

(2)带有人情味的写法32

2.分公司开张通知34

3.对开业通知的复函36

4.通知新公司的成立38

5.通知公司解散与改组40

6.管理层变更的通知42

16.对客户推荐已方商品表示感谢44

7.指定新的代理44

8.对涨价表示歉意的通知书46

9.书名、发行日及定价变更的通知48

第三章 建立贸易关系书信50

第一节 写作方法与注意事项50

1.从英特网上获得信息建立业务关系52

第二节 建立贸易关系书信实例52

2.从商务参赞处获得信息建立贸易关系54

(1)一家长期经营出口贸易的企业的信54

(2)一家有广泛销售网络的商家的信56

3.同意建立贸易关系58

4.要求介绍以建立业务关系60

5.经介绍建立贸易关系62

6.回复信64

7.从期刊杂志上获得信息建立贸易关系66

(1)去信66

(2)回信68

第四章 推销信70

第一节 写作方法与注意事项70

第二节 推销信的实例72

1.借由功效来向客户推销72

2.借由同情心来推销74

3.借由安全感来推销76

4.借由安适来向客户推销家庭用品78

5.借由低廉的价格来向客户推销80

6.以邀请参观为名向新客户推销商品82

7.以邀请参观为名向老客户推销商品84

第五章 询问信及回函86

第一节 写作方法与注意事项86

第二节 询问信及回函实例88

1.索取免费目录88

(1)询问信88

(2)回函90

2.索取商品样品92

(1)询问信92

(2)回函94

(1)询问信96

3.查询新产品96

(2)回函98

4.查询同行、经销商的信息100

(1)询问信102

(2)回函104

5.索取详细资料及样品106

(1)去信106

(2)回函108

(1)去信108

6.初次询问信与回函110

(2)回函110

第三节 其它询问信函112

1.请求参观112

(1)询问信112

(2)回函114

(1)询问信116

2.请求安排电脑操作示范116

(2)回函118

3.筹备会议，询问场地，住宿等120

(1)询问信120

(2)回函122

第六章 信用交易相关信函125

第一节 写作方法与注意事项125

第二节 信用交易信函实例126

1.要求提供资信查询公司或银行126

2.提供资信查询公司和银行128

3.给资信查询公司的一封信130

4.要求填写信用申请书132

5.查询信用情况134

6.信用良好的报告136

7.资信不良的报告138

8.申请商业信贷140

9.要求商业信贷申请者提供相关信息142

10.照会相关公司提供商业信用咨询144

11.核准商业信贷申请146

12.婉拒商业信贷申请148

第七章 有关订货的书信151

第一节 写作方法与注意事项151

第二节 有关订货的书信实例152

1.寄函订货152

(1)有附带条件的定货152

(2)强调交货日期的定货154

(3)要求享受优惠折扣的定货156

2.确认订货158

(1)确认定货并请对方按时开立信用证158

(2)同意按对方要求的价格供货160

3.续订162

4.确认价格与折扣等164

5.寄送销售确认书166

6.寄还销售确认书168

7.因卖方不能按期交货而取消订货170

8.卖方拒绝买方要求降价才定货的信函172

9.卖方拒绝买方的交货条件174

10.卖方拒绝买方进一步赊账的要求176

第八章 代理178

第一节 写作方法与注意事项178

第二节 代理的实例180

1.申请销售代理服务180

(1)询问有关销售代理的情况180

(2)申请销售代理并索要价目表和样品182

(3)为扩大业务申请销售代理184

2.给申请销售代理的回函186

3.申请担任独家代理188

4.要求担任进口商的买入代理人190

5.要求申请代理的一方进一步提供具体情况192

6.通知指定代理194

(1)因买方市场有巨大潜力而指定代理194

(2)因买方销售量扩大而指定代理196

7.被通知为指定代理后的回函198

8.要求提高代理佣金200

9.谢绝提高代理佣金的要求202

10.婉拒对方的申请代理204

(1)要求买方先经销，以后再签代理合同204

(2)供应商要求经销商的销售达到一定量时再签独家代理协议206

11.确认代理代款208

第九章 装运与交货211

第一节 写作方法与注意事项211

(1)买方催卖方在合同规定的期限内交货212

第二节 关于装运与交货的实例212

1.买方催卖方交货212

(2)买方拒绝将信用证再次展期并催交货214

(1)卖方确定交货日期后给买方的回函216

2.卖方对买方催交货的回函216

(2)卖方误了交货期后去信道歉并通知货物马上运出218

3.装运通知220

4.通知装船细节222

5.对装运要求的回复224

6.关于所订货物的交货问题226

7.催促装运所余货物228

8.指示空运部分货物，船运其余货物230

9.关于货物短少给发货人的去信与回函232

(1)去信232

(2)回函234

10.询问货运情况236

(1)去信236

(2)回函238

第十章 关于货款的支付240

第一节 写作方法与注意事项240

第二节 货款支付的实例242

1.寄给新客户的信件与发票242

2.寄给老客户的信件与发票244

(1)去信246

3.客户要求放宽付款条件246

(2)回函248

4.卖方要求买方银行先承兑汇票，然后再发货250

5.跟单汇票由银行托收252

6.催买方开立信用证254

(1)去信254

(2)回函256

7.卖方交货期近，催买方开信用证258

8.买方通知卖方信用证已开立260

9.因信用证金额不足卖方要求修改信用证262

10.因信用证条款与合同条款不符卖方要求修改信用证264

11.卖方要求将信用证改为允许转船266

12.因包装与货物含量与信用证规定不符，卖方要求修改信用证268

13.因无法按买方确定日期交货，卖方要求展延信用证270

14.因卖方原因无法按期交货，卖方要求展延信用证272

15.买方拒绝展延信用证274

16.供应商开出的付款通知书276

17.买方开出的收款通知书278

(1)去信280

18.买方退货并要求退款的去信与回函280

(2)回函282

第十一章 催款信284

第一节 写作方法与注意事项284

1.给一位老客户的催款信286

第二节 催款信实例286

(1)第一封催款信286

(2)第二封催款信288

(3)第三封催款信290

(4)最后一封催款信294

2.给一位新客户的催款信294

(1)第一封催款信294

(2)第二封催款信296

(3)第三封催款信298

(4)最后一封催款信300

(1)第一封催款信302

3.给一位已付给部分账款的客户302

(2)第二封催款信304

(3)第三封催款信306

(4)最后一封催款信308

第十二章 保险311

第一节 写作方法与注意事项311

1.询问保险情况312

(1)为运送现款去信询问312

第二节 有关保险书信实例312

(2)询问保险情况并要求特价优惠314

(3)请供应商协助询问保险事宜316

(1)为定期运货申请投保318

2.投保申请318

(2)为仓库存货申请投保320

3.进口商请出口商代办保险322

(1)去信322

(2)回函324

4.请求降低保险费326

5.卖方婉拒买方投保罢工暴动民变险的要求328

(1)去信328

(2)回函330

6.承保332

7.保险批单334

8.买主要求卖方代向保险公司索赔336

9.理赔338

10.拒赔340

11.追偿342

第一节 写作方法与注意事项344

第十三章 索赔与理赔344

第二节 索赔与理赔的书信实例346

1.货物被盗向卖方提出索赔346

2.卖方建议买方向轮船公司索赔348

3.因短重索赔350

(1)去信350

(2)回函352

4.关于受损医疗器械的索赔354

(1)去信354

(2)回函356

5.买方拒收迟交的货物358

(1)去信358

(2)回函360

第十四章 投诉信件与回函363

第一节 写作方法与注意事项363

第二节 投诉信件与回函实例366

1.抗议供应的商品质量欠佳366

(1)去信366

(2)回函368

2.对延误交货的投诉370

(1)去信370

(2)回函372

3.因产品质量低劣要求退换374

(1)去信374

(2)回函376

5.所订货物与收到不符378

(1)去信378

(2)回函380

5.批评供应商的业务代表382

(1)去信382

(2)回函384

6.告知无法接受供应的替代品386

(1)去信386

(2)回函388

7.投诉包装损坏390

(1)去信390

(2)回函392

8.遭错寄催款信394

(1)去信394

(2)回函396

9.指责供应商账目不清398

(1)去信398

(2)回函400

10.指责供应商帐目不清后发现错在己方402

(1)去信404

11.指责旅馆遗失会议资料404

(2)回函406

(1)去信408

12.抗议未能依期完工408

(2)回函410

第十五章 致函客户的书信412

第一节 写作方法与注意事项412

第二节 致函客户的书信实例414

一般信件414

1.去信表示欢迎客户的同事来访414

2.感谢客户初次定货416

3.感谢客户大宗订单418

4.感谢客户即期结账420

5.恭贺客户获颁荣誉的道贺信422

6.恭贺客户的升迁424

7.给客户的慰问函426

8.寄给商业朋友的悼唁信428

9.感谢客户接待业务代表430

10.去信询问客户为何停止下单432

11.去信追踪前任客户434

12.对客户介绍新顾客表示感谢436

13.向客户介绍新任业务员438

14.感谢客户选择己方服务440

15.问候久未光顾的客户442

17.对客户新店开业表示祝贺446

18.感谢客户指导业务代表448

9.婉拒客户要求450

19.对老客户长久以来的支持表示感谢450

20.感谢客户接见新任业务代表452

问题信件454

1.因双方的原因而送错商品的致歉信454

2.指正客户折扣计算的错误456

3.对客户擅自退货进行调解458

4.解释因商品严重受损而无法接受退货460

5.制止客户滥用专业服务462

6.因货运公司过错而使商品受损的致歉464

7.协调由客户造成的商品受损问题466

8.破例答应客户要求468

第十六章 公关信函472

第一节 写作方法与注意事项472

第二节 公关信函实例474

1.对特殊要求的处理474

2.婉拒提供广告赞助的信476

3.对要求捐款的回信478

4.婉拒捐款的回信480

5.对善意的批评的回信482

6.对于强烈指责的回信484

7.谢绝提供财务信息的回信486

8.为公司所带来的不便致歉488

第十七节章 人事信函490

第一节 写作方法与注意事项490

第二节 人事信函实例492

1.通过职业介绍所征求职员492

2.聘用494

3.聘用高级主管的书信496

4.给应聘者前任雇主的询问信498

5.宣布职员晋升502

6.宣布加薪504

7.因公司职位暂无空缺给合格应聘者的信506

8.给条件不符的应聘者的信508

9.给未能通过考试的应聘者回函510

10.给部分条件符合的应聘者的回函512

11.因表现欠佳而解雇职员的书信514

12.因经济不景气裁员的书信516

13.热诚地推荐前任员工518

14.略带保留地推荐前任员工520

15.对前任员工不利的推荐函522

16.给员工的警告信524

(1)警告不遵守公司规章制度的员工524

(2)给工作不认真负责的员工的警告信526

第十八章 公司与员工之间的信函529

第一节 写作方法与注意事项529

第二节 恭贺信与感谢信函实例532

1.恭贺并感谢员工杰出的工作表现532

2.恭贺并感谢员工优秀的管理理念534

3.恭贺并感谢员工出色的报告536

4.于就职周年纪念日感谢员工长期的服务538

5.恭贺并感谢员工服务届满25周年540

6.恭贺员工杰出的社区服务542

7.恭贺上司荣升544

8.感谢员工来函道贺546

第三节 给退休员工的信函实例548

1.恭贺与祝福退休员工548

2.感谢与祝福仍有心服务的退休员工550

3.感谢与祝福因病退休的员工552

第四节 慰问信实例554

1.给雇员的悼唁信554

2.慰问病重员工的家属556

3.慰问生病的员工558