《表2 美国2017年联邦电子邮件管理成熟度模型等级》

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《电子文件全数字管理的进展研究及其启示》

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美国电子文件全数字管理进程自上而下铺开，主要体现为以下四方面的进展:一是对电子文件管理的价值确立。第一，大多数机构（85%）的文件管理已经纳入整体信息资源管理计划与机构改革计划中，确保文件管理是机构整体的信息管理和资产管理规划过程的战略部分。第二，在组织与人员层面落实责任，机构设置SAORM负责机构文件管理工作并对文件管理计划提供战略指导和资源帮助，其中包含开展对电子文件管理的培训。二是以数字方式管理电子文件。第一，对电子文件的永久保存:98%的机构表示能在2019年12月31日前以电子格式管理所有永久性电子文件，并且对这些文件已经以电子方式创建与维护。第二，数字化工作进展:83%的机构正在进行数字化工作或已经对是否进行数字化的需求与成本效益进行了评估。三是对电子邮件管理进展予以特别关注。机构使用成熟度模型来评估电子邮件管理情况，成熟度越高，表明机构电子文件所处风险越小，管理能力越高（见表2）。在电子邮件政策、系统建设以及利用方面的进展良好，约75%的机构成熟度在3级与4级，但在对电子邮件处置方面则均匀分布在2、3、4级，需要完善对永久电子邮件的移交以及暂时保存邮件的处理。总体来说，机构正在从打印电子邮件归档转向对电子邮件进行管理，电子邮件管理系统已经能够以可接受的电子格式形成、管理、自动捕获、保存与利用电子邮件，并且对电子邮件的文件保留计划也得到改进。四是在风险管理方面，可以看出自2013年以来机构对文件风险管理能力逐步提高（如图1）。处于高、中等级风险的机构数量在逐年减少，处于低风险等级的机构数量在逐年增加（2017年调查问卷细微调整导致结果出现变化），总体来看，美国各机构更加遵守联邦文件管理法规，并相应地改进了文件管理计划。