《表1.全国综合档案馆1983-2017年馆藏档案利用率情况统计表》

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《论档案利用的“用少性”——综合档案馆馆藏利用定律之一》

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“图2”是一个近似于“U”型的图。对于其解读，按照一般研究者的理解，1983-2017年的全国综合档案馆档案利用趋势是从高到低、又缓慢到高的过程，档案利用终于走出了低谷。只看此图得出这样的结论也很正常，而且，大多数研究者在探讨分析档案利用情况时，只引用或者统计档案利用的绝对值，而不统计分析档案的馆藏总数以及档案利用的背景情况。结合“表1”就可以看出，档案利用的情况远不是统计分析单纯的一组数据那么简单。该“U”型图的前段利用最高值是由于平反冤假错案和编史修志两个事情的叠加促成的，而“U”型图的后段的缓慢上升是由于民生档案的利用促成的，但是，直到2017年仍然没有达到前段的最高值。虽然该数值还有可能升高，但其背后的原因，一是由于我国在深化改革中不断出台调整利益分配政策的结果。而随着历史遗留问题或者是在改革过程中逐步积攒的一些问题得到解决以及社会保障系统的不断完善，还有公民个人保管证件、证据性材料意识的增强，民生档案的利用可能会越来越低，而不是越来越高。二是不断巨量增长的档案馆藏因素。该“U”型图后段的档案利用增加，是由巨量的档案馆藏做支撑的。档案利用绝对数的相对增加并没有提升档案的利用率，相反，在不断巨量增长的档案馆藏支撑下的档案利用绝对数的相对增加，却大大地降低了档案利用率。这实际上是档案的“用少性”在起作用。当然，也有不少研究者认为，应当优化馆藏，控制档案数量的增长，这样就可以增加档案的利用率。如陈永生认为：“过于偏低的档案利用率，反映出两个不容忽视的问题：一是档案利用的数量偏少；二是馆藏档案数量偏多。这就意味档案馆既要控制馆藏档案数量的增长，又要努力扩大利用者队伍。这对于档案馆来说显然是一项十分艰巨的任务。”[22]这实际上是一个不可能完成的任务。为了应对民生档案的利用，从2007年开始大量地接收民生档案进馆，到2017年馆藏量已经增加了2倍多。而对于民生档案如何优化馆藏控制馆藏档案数量呢？对于民生档案这种有别于文书档案的档案，它不存在接收时鉴定挑选的问题，即要么不收，要么全收。如对于婚姻档案，不存在是接收张三的不接收李四的问题，也不存在接收老年人的不接收年轻人的问题。民生档案接收都是如此，对于档案馆来说唯一的选择就是全收。而扩大档案利用者队伍，更是档案馆不可能控制的问题，因为利用者多少是受政策影响决定的，并不是档案馆通过努力就能解决的问题。