《表2 办公室年历计划清单》

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《清单式管理在高校办公室业务工作中的应用研究》

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通过建立清单式管理制度，可以优化办公室工作的流程，营造高效有序的工作氛围，规范办公室的服务行为，可以让办公室工作专门化、流程化、标准化，从而推动各项工作水平的提高。一是制定职责清单，明确各部门、人员工作职责保证各个岗位的人员分工明确，避免工作人员互相推诿责任，导致办公室行政效率低下。二是制定业务管理清单，根据学校年度工作要点中涉及办公室职责内容，制定办公室年度计划清单，按月动态编制办公室月历工作清单，并按周细化形成周工作任务清单，确保工作按计划、按时限开展。三是制定作业清单，根据每项任务清单详细制定作业清单，保障每一项工作有章可循，可按标准、按流程开展。1.制定职责清单，确保分工详细。办公室要制定详细的岗位职责及分工方案，要将办公室的各项职能逐项分解到各科室、各岗位，确保岗位职责及分工精细化，明确“干什么”“怎么干”“干得怎么样”“干错了怎么办”。真正做到按职责办公，既不越位，也不缺位，确保职权人人有、任务个个担、责任人人负、事事有人干（详见“表1”）。2.制定业务管理清单，确保工作细化。（1）年历计划清单。根据学校年度工作计划，结合办公室工作内容，通过明确问题描述、时间安排、建议措施、预期成效、牵头部门等，制定办公室年历计划清单，为领导者提供指导作用。领导层根据年历计划清单，合力安排全年各阶段工作任务（详见“表2”）。（2）月历工作清单。一是以年历计划清单为主线和依据，与临时性、突发性工作有机结合，每月底动态形成下个月工作月历。二是对于新增重点工作任务，及时调整到年历计划清单中，更好地发挥年历计划清单指导作用。三是通过月历工作清单，为周工作任务清单的编制建立基础，防止在工作执行中产生偏差（详见“表3”）。（3）周历任务清单。以工作月历清单为主线和依据，逐级细化分解，明确到责任部门、完成时限、具体责任人和配合人，以及完成状态（详见“表4”）。3.建立作业清单，确保工作开展有章可循。工作作业清单根据学校规章制度以及办公室规章制度进行制定，在总结业务经验的基础上，详细制定公文运转、档案管理、机要保密、秘书事务、督促检查、新闻宣传、会议管理、信访处理、制度制定等工作的详细作业清单，工作作业清单应包括工作描述、工作流程、工作标准、工作时限等内容，为实际开展工作提供指导依据作用（详见“表5”）。