《表1 员工报销信用等级划分标准及升、降级要求》

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《财务共享环境下会计监督职能重构：以费用报销业务为例》

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共享服务中心的财务人员由于远离业务前端，难以确认经济业务事项的真实性及具体情况，对此，A公司应从信息源头出发，通过建立内部控制责任体系来明确各部门权责，加强控制力度，降低相关审核风险。（1）在集团范围内建立员工报销信用评级制度。共享中心的财务人员由于远离业务前端，对具体经济业务事项了解不深，在审核过程中较易出现一些错误和漏洞。为避免这类情况发生，A公司要求财务共享服务中心的财务人员财务复审通过后，需等到相关纸质原始单据经财务共享服务中心的票据稽核人员稽核通过后才予以后续处理。此举虽然在一定程度上降低了审核风险，但整个报销业务流程耗时长且效率低下，极易造成业务人员在月底集中进行报销的情况。在这种情况下，财务共享服务中心的财务人员可能因月底单量巨大，同时要进行月末结账及相关会计操作而导致对相关单据审核不严格的行为出现。为提高财务审核质量、避免出现会计监督不到位的现象，A公司应根据实际情况制定一套员工报销信用评级管理办法，从信息源头上降低风险，主要通过对集团内部全体员工的报销情况进行信用评级的方式，鼓励员工在相关经济业务事项发生后及时提交高质量的报销报告，尽可能避免月底集中报销情况出现。实施员工报销信用评级制度，在减少财务共享服务中心财务人员工作量的同时，一定程度上缩短了报销所需时间，降低了相关审核风险（见表1）。员工报销信用等级共分A、B、C、D四个等级。在高信用等级的人员提交小额度报销事项时，财务审核通过后可先付款后稽核或仅进行一定比率的事后抽查；低信用等级的人员则作为重点审核对象，付款行为推迟完成。此外，无论报销人报销信用等级如何，报销过程中或事后稽核单据过程中发现有虚假票据的情况，票据金额不超过2000元的当事人罚款200元，票据金额超过2000元的当事人罚款500元。该举措在推行初始时可依据员工近6个月内的报销表现，未出现违规事项的报销信用等级设定为B，员工报销过程中发现虚假票据或是曾有个人借款超期不还行为发生的设为C级。后续根据报销人所在部门负责人及相关财务人员对员工报销的具体情况评估及打分，对其进行升级或降级行为。为保障报销信用评级制度的实施效果，A公司应注意在现有员工报销制度的基础上，定期或不定期针对员工在报销过程中易出现的问题类型进行统计，并在集团范围内通过下达相关电子文件或纸质文件、员工登录系统首页自动弹出相关提醒等方式，对报销过程中易发生的问题进行大范围公示，减少和降低业务人员因不了解公司报销政策变动情况而导致的在报销费用过程中因发票或相关票据缺失而导致报销不成功的情况发生。（2）确认部门负责人首签责任制。根据集团内员工的报账表现进行相关报销信用等级划分，可在一定程度上降低因经济业务事项不真实、不可靠带来的会计监督有效性降低的风险。此外，为更大程度地降低风险，A公司应当在集团范围内建立部门负责人对业务信息的完整性、可靠性的问责机制。部门负责人首签责任制主要是指相关业务人员在提交单据及相关票据影像后，最先由该部门主管审核及签字，其中业务人员所在的部门负责人就是首签责任人。与票据审核员不同，部门负责人主要从业务层面对业务人员提交的财务单据进行审核，其审核内容有：报销单的经济业务事项描述是否合规，具体内容是否真实，票据金额是否与真实情况相违背，对于其中不真实、不准确的报销报告，部门负责人应直接退回至申请发起人系统后责令其整改。制定首签责任制，通过确定部门负责人的责任，让部门负责人对报销人提交报销事项的真实性负责并承担相应的主要责任，有利于避免业务部门负责人因审核不严而导致的后续财务共享服务中心审核质量不高的风险。为保证部门负责人首签责任制的实施效果，A公司应在建立首签责任制的基础上将其与部门负责人本人的绩效考核挂钩。如经部门负责人首签通过但后续查出有虚假票据、违规事项或报销金额与实际情况不符的，部门负责人当月绩效按实际达成目标情况的90%核算，超过一人次的按80%核算。通过与个人绩效挂钩的方式，让各部门负责人明确自身责任，杜绝可能出现的侥幸心理，减少签字“走过场”的行为，化被动签字为主动问询，同相关业务人员核实情况，减少后续审核风险，避免会计监督缺位。