《英文档案管理入门》

目录1

第一单元 名称（人名、商号、机关、地名等）序列索引规则。1

1．排组个人名字时，将姓调列在名之前，名字或名字之缩写字的顺序不变，循原来顺序殿列在姓氏之后。1

2．名称按字顺排组时，其构成该名称之每一个字或缩写字，须从头至尾一一区分之。1

3．人名之缩写字，排在相同字母之全写名字之前。3

4．同姓单名排在同姓复名之前。4

注：数人姓名完全相同时，则以各个住所中的省、城市、街道、建筑物来区分，住所排组在姓名的最后单位。4

5．公司或机构名称中不夹列个人全名者，即照其所录顺序排组，不予变更。6

注：当一个公司机构名称，系由数个大写字母所构成，要将每一大写字母视为一个单位。7

6．公司或机构名称中夹列个人全名时，其排组顺序如下：（1）姓氏（2）名字（单名及复名）（3）姓名以外之其余部份7

7．公司行号名称之后，附有Co．代表普通公司，Son．代表父子经营公司，Bro．代表兄弟组织经营公司，Inc．代表无限公司，Ltd．代表有限公司等缩写字时，排组时这些字也视为排组单位，予以区分排组之。9

注：公司名称中有缩写字如Co.Corp.Son,Bro.Inc.Ltd．等，排组时应将其拼全后再排。9

排组时此等字不予计算10

注：凡遇有冠词、前置词及连接词等，用括弧将其括起来，10

8．凡冠词、前置词及连接词等如the、of、for、in、and以及简写之＆等不影响排组顺序。10

9．凡个人姓氏之前有d′,D′,de,De,di,du,Fitz,La,la,Le,M′,Mc,Mac,O′,Van,von,Von,vonder,Vonder等接头字排组时，将接头字视为姓名之一部份，并径按其字顺排组定其先后。12

10．凡公司行号名称用短横相连，包括数个姓氏时，则分开计算，每字各成排组单位。12

11．凡名称之前附有冠词The者，应用括弧括起来，移至名称最后，而且排组时不排此The字。14

12．将荣誉称谓括入括弧移至姓名之后，排组时除非姓名完全相同，或所附之荣誉称谓特具区别作用，否则不排此荣誉称谓。15

注①如果在称呼之后只有一个名字，就按照它所写的方法排组。16

注②如果公司行号的名称包括荣誉称谓，则荣誉称谓应列入排组。16

注③姓名之后附有长幼秩序如Jr,Sr,2nd等字时，排组时将其括弧放在最后排组。16

13．凡公司行号及机构名称之带有数目字者，排组时先用英文照数字之读音拼出来再排。18

14．凡排缩写字先用英文拚出来之后再排。19

15．名词之后所有格省字符号（′）后面的s，排组时该s不计不排。21

16．名词所有格省字符号（′）在s之后，排组时该s要排，不可省略。22

18．排组银行名称时，将该行所在地之地名加在银行名称之前，24

所在地之州名（省名）括以括弧，注于银行名称之后。24

17．组合地名（Compound Geographic Name）视为一个单位，排组时不予分开排比。24

19．凡名称相同，地址不同，排组时先按名称顺序排比，次依所在地址区分。25

20．凡用短横连接而成之复姓，视为一个单字排组，不予分开计算。27

21．有的字习贯上可拼写在一起，也可分开书写，排组时不计分开与否，一律视为一个单字排组。28

22．冠词The夹在公司行号名称之中，排组时用括弧将The字括起来，并且不予计算。28

23．排组美国联邦政府所属之部会名称时，应在各该部会名称之前，加注联邦政府（United States Government）字样之后，再行区分之。29

24．排组市、郡、州所属单位名称时，先按市、郡、州行政区划名称区分，再按各该所属行政单位名称排组。30

第二单元 档案管理概论35

1．前言35

2．点收35

3．整理35

4．标注35

5．归档42

6．典藏及防护43

8．清理44

7．检调44

第三单元 档案分类归档方法47

1．字顺归档法47

①名称归档法47

②地理归档法49

③主题归档法53

2．数字归档法64

3．特殊档案归档法67

附录69

（A）档案管理作业流程图104

（B）依英文字母序列之标目分组104

（C）档案管理用品及设备图说104

（D）档案导卡及卷宗式样104

（E）中国字标准英文拼音104

练习题解答104