Primavera 5.0有关费用汇总、分析的方法与过程1(学习体会10)

经过一段时间的摸索,终于可以编制完成一个比较小规模的项目计划了。这离学习P3仅有一个月的时间,应该说取得了不小的进步。然而,这并不能体现P3的优越性。因为相对于一个小规模的作业计划,其涉及的作业数量并不多,加上并没有过多考虑与其它相关专业的作业衔接,即限制条件比较少,因此并没有达到应用的要求。但这只作为一个模拟作业计划来说,已经足够了。

为了更好地体现计划在项目管理的重要性,以及费用控制体系的优越性,现在就让我们来学习P3有关费用汇总、分析的方法与过程。前面已经很多次强调过,作业计划是否得到批准,最关键在于费用的控制。而现在,我们就来揭开这个关于项目管理中最敏感的话题,看看P3是如何将费用分解和汇总的。

建立资源库

首先来说,要想进行费用分析,得先建立一个可衡量的资源库。我们基于项目作业费用的分析,首先是建立资源费用分析的基础之上。在作业的总结中,已经很深入地讨论过这个问题。如何建立有效的资源库呢?这要根据企业管理的深度和经验积累,因为建立一个合适的材料数据库并不是一件容易的事。在这里,需要强调的一点是,对于国内的实际情况,有关定额是否可以作为一种资源?从理论来说,定额是具有单价的可衡量的作业,是可以作为一种资源来看待。但采用定额作为资源来考虑,由于涉及工程取费问题和并不能反映作业所需要的具体资源数量,如何解决定额费用与费率的问题,还需要更一步讨论。

我有个想法,就是将取费之后的费用采用其它费用的形式随作业时间分摊到WBS结点中去。即,两者之间的差额作为其它费用来看待,如果其汇总之后的总价与预算造价相差很小,可作为一种解决方法来使用。这种方法用于工程进度正常的情况下,是可行的,作为进度作业计划来说,对其它费用并没有影响。但用于跟踪阶段,一旦实际进度出现偏差,那么随着时间周期的延长而造成赢得值的偏差。至于实际效果如何,我将会在后面的多个项目中进行论证,以便求得一种最好的分摊方法。

建立费用体系

第二是建立费用体系。由于P3支持自上而下的费用分摊和自下而上的费用汇总,因此必须用一定的组织结构形式把这种费用清晰地表示出来。有关费用体系的作用,其本身就是将费用按照一定的组织形式进行罗列的方法,具体分类可参考财务会计的有关书籍。我在前面也对费用体系分类进行了讨论,也可参考。在这里需要说明的是,费用科目最好用拼音字母+数字代码的形式来表述,这是因为在查找科目类别的时候居然需要输入科目简码的前几个字母。这是我刚开始建立科目的时候没有想到的,所以造成后来分配查找科目比较麻烦。通常财务上是以数字编码的结构形式来建立费用科目体系,对于专门从事财务管理的人来,经过一段的使用熟悉和长时间的使用,对这套编码系统很容易上手。但因为我本身对枯燥的数字没有兴趣,不如拼音首字母+数字的方式来得方便。比如在室外管网工程中,我直接用管网的两个字母来作为费用科目的大类别,再用1表示雨水管网,2表示管网等等。在各分部工程下来,又用一位数字来表示工程费用,如1表示土方工程,2表示管道安装,3表示其它费用;如需更细划分,则在下面再分解。那么在查找费用科目的时候,就直接输入GW311,就是表示给水管网的管道安装费用科目。有这里有个小问题,就是采用树型费用科目时,P3自动帮你添加费用科目分隔后缀,在作业中输入费用科目代码时也不得不跟着输入那个小圆点,减慢了输入的速度。如果不采用树型的费用科目体系,又让数据结构显得不够清晰。建议操作者对每一种费用科目的层次不要超过3种,这种便比较省事。

建立费用体系的目的,也就是将我们以前粗放式资金控制改为精细式控制的模式。同时,也可利用其汇总方式及时更新汇总项目资金使用情况,以便决策层进行投资决策控制。对于一个项目来说,其涉及的费用主要是工程费用和管理费用;而对于一个公司来说,其所涉及的费用可包括更多方面,为了有效地调配资金和计算项目的收益情况,费用体系的建立显得尤为重要。而这又是很多工程人员所欠缺的,因为对一个公司来说,它的财务往往是最机密的部分,而作为计划人员,他不可能或很少能得到有效的财务信息,而这些因素都将影响着计划的实施。因此,由上而下的费用分摊适用于预算人员、财务人员和高层领导进行;由下而上的费用汇总可由各专业工程师、计划人员进行资源加载汇总,再由计划人员对比这种方式的差异进行调整,直到符合各部门的要求为止。如不能同时满足,则应以公司的销售进度为主要参考依据,再次为工程进度要求,然后是财务的支出收益计划。

费用的分摊与汇总

第三是掌握费用分摊和汇总的计算方法。前面说过,费用的分摊是由上而下的,因此要根据项目的概算文件将费用进行分摊。概算文件是否得到批准,这是控制费用的关键,也是分摊的依据。其内容包括:1)建立WBS结点预算费用;2)建立支出与收益计划;3)定义资金来源。通过这三个步骤,我们就可以将概算的费用分摊到WBS结点中去,作为作业自下而上的汇总对比参考点。举个例子来说,一个项目中,安装工程占了该项目资金的20%,那么我们就可以把这20%的资金分配到安装工程这个结点中,而在安装工程中又分为水暖安装、电气安装等等,再将这20%的费用分摊下去。由于这是根据概算文件来进行估算分摊的,因此并不是很准确地反映该结点的费用。但这只是作为一个参考点和资金支出计划的一个控制点,可在作业加载资源之后进行调整,直至符合企业的资金使用要求为止。

由于自上而下的费用分摊是粗放式的控制,为达到更精细的资金控制要求,也需要作业费用从下而上汇总到WBS结点进行对照。由于作业加载的资源已经进行量化,因此已经达到了一个比较精确的预算要求。而我们所需要做的,如何分析这些资源符合企业的使用计划并进行调整。举个例子来说,现企业有两台勾机,但某道作业在某个时段需要3台勾机,那么显然就出现了资源超负荷使用的情况,在这种情况下就必须进行资源平衡。例如我们可通过增加作业时间来满足资源使用要求,还可以通过其它方式和手段来调整计划,使之符合生产的需要。这些内容会在下一体会中进行探讨。

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